EGYM en Virtuagym hebben de handen ineengeslagen om een integratie te creëren die het lidmaatschaps-beheersysteem van Virtuagym combineert met het coachingsysteem van EGYM. In deze handleiding zullen we uitleggen hoe het werkt en hoe het jouw bedrijf ten goede kan komen!

EGYM

EGYM is een fitness technologiebedrijf dat bekend staat om zijn slimme fitnessapparatuur. Hun oplossingen bieden gepersonaliseerde trainingservaringen door middel van elektronisch gecontroleerde weerstand en gegevensregistratie. Het EGYM-systeem past zich aan individuele fitnessniveaus aan en biedt op maat gemaakte trainingsplannen. Met de EGYM mobiele app kunnen gebruikers trainingsplannen bekijken, prestatiegegevens bijhouden en begeleiding krijgen voor een gepersonaliseerde en efficiënte fitnesservaring. Voor meer informatie, bezoek hun website.

Wat zijn de vereisten om van deze integratie gebruik te maken?

Om gebruik te kunnen maken van de EGYM integratie heb je het Manage pakket nodig in jouw Virtuagym-licentie.

Elke fysieke locatie moet zijn eigen Virtuagym-portaal hebben. Clubs die hetzelfde Virtuagym-portaal gebruiken voor meerdere locaties kunnen geen gebruik maken van deze integratie. Als je jouw systeem wilt uitbreiden, neem dan contact op met support@virtuagym.com.

Beperkte vs. Onbeperkte Toegang

Voordat we uitleggen hoe de integratie werkt, is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen onbeperkte en beperkte toegang tot EGYM.

Onbeperkte Toegang

In deze modus kunnen alle leden die geregistreerd zijn in de EGYM Trainer App standaard gebruik maken van de machines en andere diensten. Deze modus is vaak actief wanneer er geen integratie voor lidmaatschapsbeheer wordt gebruikt. Leden kunnen handmatig worden aangemaakt in de EGYM Trainer App door het personeel. Verder hebben leden geen specifieke producten nodig die geactiveerd moeten worden voordat ze de EGYM-diensten kunnen gebruiken.

Beperkte Toegang

In deze modus is toegang tot de EGYM-diensten beperkt via toegangsbewijzen (producten). Dit betekent dat alleen leden die de juiste producten toegewezen krijgen via Virtuagym gebruik kunnen maken van de EGYM-diensten. EGYM heeft momenteel 3 verschillende toegangsbewijzen die kunnen worden toegewezen.

Machine Toegang = Dit product stelt het lid in staat om te trainen op de EGYM-machines.

EGYM+ = Dit product stelt het lid in staat om EGYM+ te gebruiken (klik hier voor meer informatie over deze functie).

Circuit Toegang = Dit product stelt het lid in staat om een specifiek circuit van machines binnen jouw club te gebruiken.

Let op! De integratie tussen Virtuagym en EGYM maakt alleen gebruik van Beperkte Toegang. Dit betekent dat ALLE leden geregistreerd moeten zijn in Virtuagym en een EGYM-lidmaatschap / add-on toegewezen moeten krijgen voordat ze kunnen trainen op de machines of enige andere service van EGYM kunnen gebruiken. Aangezien het registreren van leden via Virtuagym zal verlopen, zal EGYM de mogelijkheid om leden handmatig toe te voegen aan de Trainer App uitschakelen. Dit is om te voorkomen dat de ledenrecords uit sync raken.

Hoe werkt de integratie?

De integratie wordt op basis van triggers uitgevoerd en maakt gebruik van het credit-systeem van Virtuagym.

Hiervoor hebben we 3 EGYM-creditservices gemaakt:

EGYM Machine Toegang

EGYM Plus Toegang

EGYM Circuit Toegang

Deze credits moeten worden toegevoegd aan lidmaatschappen en/of add-ons. Afhankelijk van welke EGYM-diensten geactiveerd moeten worden, kan jij zelf beslissen welke credits je wilt opnemen in het lidmaatschap of de add-on.

Let op! Om de integratie te activeren, moeten credits altijd worden toegevoegd als een onbeperkte service. Het toevoegen van deze credits voor een andere hoeveelheid zal NIET werken.

Zodra de integratie volledig is geconfigureerd, zal het toewijzen van een lidmaatschap of add-on die een van deze onbeperkte EGYM-creditservices bevat, ledencreatie en producttoewijzing in EGYM activeren.

Ledencreatie

We pushen de volgende informatie naar EGYM bij het aanmaken van een lid:

Voornaam

Achternaam

Geboortedatum (optioneel)

E-mail* (we gebruiken het e-mailveld, niet het gebruikersprofiel e-mail)

Geslacht

Lid-ID

Let op! Als er geen uniek/geldig e-mailadres is ingesteld in Virtuagym, zal aanmaken van het lid mislukken.

Producttoewijzing

Naast het aanmaken van het lid wijzen we ook de respectieve producten toe die het lid zou moeten hebben. Bij annulering van de add-on/lidmaatschap, worden ook de producten van het lid geannuleerd, waardoor ze geen toegang meer hebben tot de respectieve EGYM-diensten.

Geautomatiseerd Retry mechanisme

Als de initiële ledenaanmaak mislukte vanwege een ontbrekend e-mailadres, een ongeldig e-mailadres of een al bestaand e-mailadres dat wordt gebruikt, zal de integratie automatisch opnieuw proberen de ledenaanmaak en producttoewijzing uit te voeren, zodra het e-mailadres is aangepast naar een geldig e-mailadres.

Ledenupdate

Als je het e-mailadres voor een lid wilt wijzigen of gewoon een verkeerd gespelde naam wilt corrigeren, hoef je alleen deze informatie aan te passen in Virtuagym en zullen we automatisch de account in EGYM bijwerken. Houd er rekening mee dat als je het e-mailadres wijzigt, dit een e-mailadres moet zijn dat nog niet wordt gebruikt bij een ander account in EGYM.

Lid verwijderen

Als een lid zich uitschrijft in Virtuagym, wordt hun lidmaatschapsprofiel automatisch verwijderd uit de Trainer App. Dit is een GDPR-regel, maar heeft ook als voordeel dat het EGYM-systeem overzichtelijk blijft. Het gebruikersaccount met de trainingsgegevens wordt niet verwijderd, omdat deze gegevens toebehoren aan de eindgebruiker.

Wat maakt geen deel uit van de integratie?

• Toewijzing van RFID-tags (tags moeten handmatig worden gekoppeld via de Trainer App of op de EGYM-machines).
• Synchronisatie van clubbezoeken.
• Synchronisatie van trainingsgegevens naar Virtuagym.

Wat zijn de voordelen?

• Tijd besparen omdat coaches niet langer handmatig leden hoeven aan te maken via de EGYM Trainer App
• Beperkte toegang stelt sportscholen en studio's in staat om hun EGYM-diensten beter te monetariseren. Leden die niet het juiste lidmaatschap/add-on hebben, kunnen geen gebruik maken van de EGYM-diensten.
• Virtuagym zal de enige bron van waarheid zijn voor lidmaatschapsinformatie, wat het gemakkelijker en duidelijker maakt voor uw personeel. Alle leden die van EGYM gebruik willen maken, moeten worden geregistreerd in Virtuagym en het juiste lidmaatschap/add-on toegewezen krijgen.

Setup proces

Om een goede configuratie te waarborgen, moet het volgende proces strikt worden gevolgd:

1. Data opschonen

Zodra je aan alle vereisten voldoet om gebruik te kunnen maken van deze integratie, is de eerste stap in het proces om een data opschoning uit te voeren. Dit is vereist, omdat de integratie Virtuagym-leden en EGYM-leden zal matchen op basis van e-mail en het daarom belangrijk is dat deze hetzelfde zijn in beide systemen. Alle bestaande dubbele accounts moeten ook in deze stap worden verwijderd. Ons Support Team zal contact opnemen met EGYM om deze stap te starten.

Belangrijk! Om veiligheidsredenen accepteert de integratie geen nep-e-maildomeinen. Leden met een nep-e-mail kunnen niet worden aangemaakt in EGYM, daarom moeten alle leden in Virtuagym een geldig e-mailadres hebben.
 

2. Lidmaatschap & Add-on creatie

Terwijl de stap voor het opschonen van de gegevens in uitvoering is, zullen we de EGYM-service inschakelen waarmee jij de EGYM-lidmaatschappen & add-ons kunt instellen in uw systeem. Aangezien het bewerken van credits niet mogelijk is voor actieve lidmaatschappen en add-ons, is het van belang dat je nieuwe opzet voor deze integratie. Om EGYM-diensten in een lidmaatschap of add-on mogelijk te maken, activeer je de vereiste credit(s) als een onbeperkte service, zie onderstaande schermafbeelding. Dit artikel zal je helpen bij het instellen van add-ons.

Let op! Wijs nog geen lidmaatschappen of add-ons toe voordat de integratie volledig is geconfigureerd. Dit vooraf doen zal resulteren in het falen van de integratie flows. Ons Support Team zal je begeleiden bij het setup proces.

3. Beperkte toegang inschakelen

Zodra de stap voor het opschonen van de gegevens is voltooid door EGYM, is de volgende stap voor EGYM om beperkte toegang in te schakelen. Het wordt aanbevolen om een dag en tijd (tijdens kantooruren) te kiezen wanneer het rustig is in jouw studio/sportschool, omdat bij het inschakelen van beperkte toegang leden tijdelijk geen gebruik kunnen maken van de machines. Ons Support Team zal zich afstemmen met EGYM en zal de integratie configureren zodra beperkte toegang is ingeschakeld.
 

4. Lidmaatschap & Add-on toewijzing

Nadat de integratie is geconfigureerd, zal ons Support Team jou op de hoogte stellen. Vanaf dat moment kan je de EGYM add-on in bulk toewijzen aan alle bestaande leden die toegang moeten krijgen tot de EGYM-diensten. Een handleiding hoe je add-ons in bulk kunt toewijzen vindt je hier. Afhankelijk van de hoeveelheid leden kan het tussen de 30 minuten en een uur duren voordat de initiële synchronisatie is voltooid. Als je een nieuwe klant bent en nog in de onboarding fase zit, neem dan contact op met jouw onboarding consultant. Zij kunnen een contractimport uitvoeren voor lidmaatschappen.
 

5. Ondersteuning

Na de initiële synchronisatie zal ons Support Team controleren op eventuele mislukte synchronisaties en deze lijst met jou delen. Voor verdere vragen kan je contact opnemen met support@virtuagym.com.

Aanbevelingen

Voor bestaande Virtuagym-klanten:

1. Maak een EGYM-add-on aan voor alle bestaande leden die toegang moeten hebben tot EGYM. Via het in bulk toewijzen functionaliteit is het eenvoudig om iedereen met een specifiek lidmaatschap toegang te verlenen.
2. Maak nieuwe lidmaatschappen aan die de EGYM-toegang bevatten, die vervolgens kunnen worden toegewezen aan alle nieuwe leden. Als je liever blijft werken met de add-on, werkt dit ook.
3. Als je leads heeft die komen voor een proefles, kan je een proeflidmaatschap toevoegen in Virtuagym, dat dan moet worden toegewezen nadat het lid is geregistreerd in Virtuagym.
4. Als je geen leads als leden wilt registreren, kan je er ook voor kiezen om een paar gastprofielen aan te maken in Virtuagym die al toegang hebben tot EGYM. Deze accounts zijn dan niet gepersonaliseerd, maar kunnen nog steeds worden gebruikt om de lead kennis te laten maken met EGYM.

Voor nieuwe Virtuagym-klanten:

1. Afhankelijk van hoe ver je bent in de onboarding, is het mogelijk om alvast de EGYM-credits toe te voegen aan jouw lidmaatschappen. Ons onboardingteam kan de contractimport uitvoeren zodra beperkte toegang is ingeschakeld en de integratie is geconfigureerd.
2. Als je al wilt doorgaan met de reguliere contractimport voordat het setup-proces van EGYM is voltooid, raden we aan om in plaats daarvan de EGYM-add-on te gebruiken. De add-on kan in bulk worden toegewezen zodra beperkte toegang is ingeschakeld en de integratie is geconfigureerd.

Prijzen

De prijs voor deze integratie is 13 euro (exclusief BTW) per maand per locatie.

Veelgestelde vragen

Ik heb een EGYM-lidmaatschap / add-on toegewezen, maar het lid wordt niet aangemaakt in de Trainer App.

Controleer eerst of het lidprofiel in Virtuagym een geldig e-mailadres heeft. Zo niet, voeg het e-mailadres toe en wijs het lidmaatschap opnieuw toe. Als het probleem aanhoudt, kan het zijn dat er een dubbel account in EGYM is met hetzelfde e-mailadres. Zodra het dubbele account is verwijderd, zal de ledenaanmaak slagen.

Hoe kunnen mijn leden gebruik maken van de EGYM Hub zonder toegang te krijgen tot de machines?

Met de integratie voor beperkte toegang moeten leden te allen tijde minstens een van de drie producten toegewezen krijgen. Als u echt nog steeds leden handmatig wilt toevoegen aan de Trainer App om toegang te krijgen tot de EGYM Hub, neem dan contact op met EGYM-ondersteuning om dit mogelijk te maken. (We zullen onderzoeken of dit in de toekomst mogelijk is).

Hoe geef ik mijn personeel toegang tot EGYM?

Personeelsleden worden momenteel gesynchroniseerd met EGYM als reguliere leden. De club moet ze trainerrechten geven in EGYM Business Suite.
 

Staat uw vraag hier niet bij? Neem dan contact op met support@virtuagym.com.