Welkom bij onze Virtuagym Pay gids over automatische incasso's! Of je nu net begint met automatische incasso's of je wilt er wat meer over weten, deze gids staat klaar om je stap voor stap door het proces te begeleiden en je duidelijkheid te bieden.
SEPA Automatische Incasso
Wat is een SEPA Automatische Incasso -betaling?
SEPA Automatische incasso is een betaalmethode binnen het kader van het Single Euro Payments Area (SEPA) dat bedrijven in staat stelt om rechtstreeks geld te innen van de bankrekeningen van leden die de transacties hebben geautoriseerd. Het maakt geautomatiseerde terugkerende betalingen mogelijk voor verschillende diensten, zoals lidmaatschappen in de deelnemende Europese landen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatische incasso?
Automatische incasso biedt verschillende voordelen, waaronder gemak, omdat het het betalingsproces automatiseert, wat tijd en moeite bespaart voor zowel leden als bedrijven. Ook draagt de automatische incasso bij aan een beter cashflowbeheer voor bedrijven en zorgt het voor tijdige betalingen, waardoor het risico op gemiste of late betalingen wordt verminderd. Bovendien gaan automatische incasso's vaak gepaard met lagere transactiekosten in vergelijking met andere betaalmethoden.
Voor een volledige uitleg van de voordelen van het gebruik van Virtuagym Pay Automatische Incasso, verwijzen we je graag naar onze website.
Welke informatie is nodig om het op te zetten?
Om een automatische incassomachtiging in te stellen, is het essentieel dat je de naam van de bankrekeninghouder en het bankrekeningnummer (IBAN) van het lid verzamelt. Alleen met deze informatie is het mogelijk om de machtiging te valideren en de betalingen voor toekomstige facturen van dit lid te innen. Hoewel het niet verplicht is voor het instellen van de automatische incassomachtiging, kan je de BIC / Swift-code en/of banknaam van het lid toevoegen voor je eigen boekhouding.
Belangrijk! Als je overstapt naar Virtuagym Pay Automatische Incasso van een andere betalingsprovider of als je offline SEPA (via je eigen bank) gebruikt, neem dan contact op met support@virtuagym.com, zodat we je kunnen helpen bij dit migratieproces.
Hieronder vind je meer informatie over hoe je deze informatie kunt verzamelen.
Webshop-aankopen
De Virtuagym Webshop helpt je bij het promoten van je online producten en diensten en maakt online aanmelden mogelijk voor nieuwe leden. Dit betekent minder administratief werk voor jou en meer tijd om je te richten op je leden.
Bij het gebruik van de webshop, zullen de leden de volgende stappen uitvoeren:
- Ga naar je Virtuagym Webshop.
- Kies uit de beschikbare lidmaatschappen of producten. Leden kunnen op 'Bekijken' klikken voor meer informatie over de lidmaatschapsvoordelen en facturering.
- Om verder te gaan, klikken de leden op 'Afrekenen'. Dit biedt hen de mogelijkheid om een nieuw profiel aan te maken of in te loggen op een bestaand profiel.
- Leden worden vervolgens gevraagd om hun bankrekeninghouder en rekeningnummer (IBAN) in te vullen.
- Om de aankoop te voltooien, klikken de leden op 'Bevestig vooraf autorisatie.'
Na dit proces ontvangen zowel jij als je lid een e-mailbevestiging, zodat je op de hoogte bent van de aankoop. Voor meer informatie over het uitbetalingsproces verwijzen we je graag naar deze gids.
Handmatige aankopen
In situaties waarin je lid zich op locatie of telefonisch aanmeldt, raden we aan om hun bankgegevens te verzamelen voordat je een lidmaatschap aan hen toewijst. Op die manier kun je de betaling direct verwerken zodra de factuur is aangemaakt. Als je meer informatie nodig hebt over het toewijzen van een lidmaatschap, verwijzen we je graag naar deze gids.
Optie 1 - Voer de bankgegevens handmatig in
- Ga naar “Klanten.”
- Zoek het relevante lid en selecteer hun naam om hun profiel te openen.
- Scroll naar beneden naar de onderkant van de pagina. Klik binnen de sectie Bankgegevens op 'Bankgegevens bewerken'.
Belangrijk! Tijdens het maken of bewerken van een klantprofiel zijn de velden voor de bankgegevens niet toegankelijk. Sla de wijzigingen eerst op, zodat de relevante velden worden weergegeven.
- Vul hun naam in bijv. J.Smith & Rekeningnummer (IBAN)
- Klik op 'Bevestig vooraf autorisatie.'
Optie 2 - Vraag de bankgegevens op via e-mail
- Ga naar “Klanten.”
- Zoek het relevante lid en selecteer hun naam om het profiel te openen.
- Scroll naar beneden naar de onderkant van de pagina en klik op 'Bankgegevens opvragen'.
Belangrijk! Tijdens het maken of bewerken van een klantprofiel zijn de velden voor de bankgegevens niet toegankelijk. Sla de wijzigingen eerst op, zodat de relevante velden worden weergegeven.
- Je wordt gevraagd eerst het e-mailadres te controleren. Klik nogmaals op 'Bankgegevens opvragen'.
Je lid ontvangt een e-mail met een betaallink waarmee ze hun bankgegevens kunnen verstrekken. Zodra ze dit verzoek hebben voltooid, wordt de informatie automatisch opgeslagen, zodat je betalingen kunt gaan innen.
Hoe verwerk ik een betaling?
Zodra je lid de bankgegevens heeft verstrekt, kun je je geautomatiseerde betalingen het werk laten doen. Voor meer informatie over geautomatiseerde betalingen verwijzen we je graag naar deze gids.
Je kunt er ook voor kiezen om het handmatig te verzenden door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar je Financiële Module.
- Filter Openstaand → Automatische incasso.
- Selecteer de factuur door het vakje ernaast aan te vinken. Je kunt ook meerdere facturen tegelijk selecteren door het vakje linksboven de facturen aan te vinken.
- Opties → Online betaling uitvoeren.
- Het systeem zal vragen of je zeker bent. Klik op OK.
Let op! Als je opmerkt dat er facturen rood zijn gemarkeerd, betekent dit dat het verbonden lid nog geen geldige bankgegevens heeft verstrekt en dat de factuur om deze reden nog niet kan worden verwerkt.
Hoe ga ik om met een mislukte betaling?
Binnenkort introduceren we een nieuw geautomatiseerd herinneringsproces voor alle Virtuagym Pay-betalingen. Het hoofddoel hiervan is om het communicatieproces met je leden te automatiseren door ze via aanpasbare e-mails te herinneren aan hun achterstallige facturen en eventuele kosten die je tijdens dit proces maakt te dekken met verwerkingskosten. We zullen meer informatie delen zodra deze functie beschikbaar is.
Momenteel kunnen mislukte betalingen worden aangepakt via een van de volgende processen:
- Geautomatiseerde betalingen: wanneer de betaling in eerste instantie mislukt, wordt de factuur opnieuw op openstaand gezet en op basis van de door jou gekozen frequentie voor geautomatiseerde betalingen wordt de factuur opnieuw naar Virtuagym Pay gestuurd voor een nieuwe poging tot incasseren. Meer informatie over geautomatiseerde betalingen hier.
- Handmatige uitvoering: als je de factuur zo snel mogelijk naar Virtuagym Pay wilt sturen en niet wilt wachten op je volgende geautomatiseerde betalingsmoment, kun je dit doen door dezelfde stappen te volgen die in deze sectie worden vermeld.
Automatische incasso FAQ
Hoe kan ik verzoeken voor bankgegevens in bulk versturen?
Op dit moment kan het aanvragen van incassogegevens in bulk van jullie leden worden gedaan door hen allemaal een factuurbetalingslink via e-mail te sturen. Om dit te starten, ga naar de Facturen sectie en pas de filter toe voor Uitstaande facturen ingesteld op Automatische incasso. Selecteer vervolgens alle relevante facturen door het vakje aan te vinken dat zich bevindt in de linkerbovenhoek van de factuursectie. Klik daarna op het Opties menu en kies E-mail inclusief betaallink. Alle leden verbonden met de facturen zullen een verzoek ontvangen om hun incassogegevens te verstrekken. Zodra dat is gebeurd, wordt de factuur automatisch naar Virtuagym Pay verzonden.
Hoe kan ik verzoeken voor bankgegevens in bulk versturen?
Op dit moment kan het aanvragen van incassogegevens in bulk van jullie leden worden gedaan door hen allemaal een factuurbetalingslink via e-mail te sturen. Om dit te starten, volg deze stappen:
- Ga naar de “Financieel.”
- Pas de filter toe voor Openstaande facturen en ingesteld op Automatische incasso.
- Selecteer alle relevante facturen door het vakje aan te vinken dat zich bevindt in de linkerbovenhoek van de factuursectie.
- Klik op het Opties menu.
- Kies E-mail inclusief betaallink.
- Alle leden verbonden met de facturen zullen een verzoek ontvangen om hun incassogegevens te verstrekken.
- Zodra dat is gebeurd, wordt de factuur automatisch naar Virtuagym Pay verzonden.
Hoe kan ik een terugbetaling verwerken?
Raadpleeg deze gids voor meer informatie.
Hoe lang duurt het voordat een automatische incasso-betaling is verwerkt?
Dit duurt 3 werkdagen.
Hoe lang duurt het voordat automatische incasso (SEPA) wordt uitbetaald?
Binnen de eerste 30 dagen en tot een verwerkt bedrag van €50.000, ontvang je je geld al binnen 7 werkdagen. Na het behalen van deze mijlpaal, worden betalingen automatisch binnen slechts 2 werkdagen verwerkt.
Is er een minimumbedrag vereist om een nieuw account te verifiëren?
Nee, dat is niet nodig voor deze betaalmethode. Dit betekent dat je een gratis proeflidmaatschap kunt aanbieden in de webshop en tegelijkertijd de bankgegevens voor de volgende betaling kunt verzamelen.
Wat gebeurt er in geval van een terugboeking?
De factuur wordt opnieuw Openstaand, omdat deze niet langer betaald is. Raadpleeg deze sectie voor meer informatie over hoe je het geld opnieuw kunt innen indien nodig.
Kan ik het bankrekeningnummer wijzigen dat wordt gebruikt voor mijn uitbetalingen?
Ja, raadpleeg deze gids voor hulp bij dit proces.
Welke kosten zijn verbonden aan het gebruik van Virtuagym Pay Automatische Incasso?
Raadpleeg je Virtuagym Pay-overeenkomst voor een volledig overzicht van alle Virtuagym Pay-kosten. Als je hulp nodig hebt bij het vinden van deze overeenkomst, stuur dan een e-mail naar support@virtuagym.com.
Hoe kan ik een specifieke betaling vinden in mijn Virtuagym Pay-dashboard?
Wanneer een betaling wordt verwerkt of aangevraagd, wordt er een betalings-ID gegenereerd in het Virtuagym portaal. Je kunt deze vinden in de sectie "Virtuagym Pay-betalingen" van je Virtuagym-factuur.
Ga naar je Virtuagym Pay-dashboard → Betalingen en plak het ID in de zoekbalk.
Hoe kunnen mijn leden hun bankgegevens bijwerken?
Je kunt ervoor kiezen om ze een nieuw verzoek te sturen door het proces te volgen dat wordt beschreven in "Optie 2 - Vraag de bankgegevens op via e-mail" of je kunt ze vragen dit zelf te doen via Clubaccountinformatie → Betalingen.
Heb je nog meer vragen? Stuur een e-mail naar support@virtuagym.com. We helpen je graag!