Manage

Wij zijn bezig met de overstap van automatische incasso via eigen bank naar automatische incasso via Virtuagym Pay/Mollie.Het komt regelmatig voor dat leden teveel betaald hebben en bedragen terecht storneren, bijvoorbeeld omdat er een administratieve fout is gemaakt waardoor het lid te lang heeft doorbetaald. Op dit moment noteren wij dit in de notities van de klant, waarna onze administratie deze storneringen handmatig verwerkt nadat ze gestorneerd zijn om te zorgen dat deze facturen niet opnieuw geïncasseerd worden.Via Mollie worden alle facturen automatisch weer opnieuw geïncasseerd na een stornering. Dat kan zelfs dagelijks gedaan worden. Dit maakt de window om de factuur te crediteren erg klein.Het zou het makkelijkst zijn om deze facturen gelijk te crediteren op het moment dat wordt vastgesteld dat de factuur onterecht is, maar ik heb gemerkt dat dit problemen oplevert wanneer de factuur op dat moment op betaald staat en later pas gestorneerd wordt. De factuur wordt dan weer op

In het “ oude” rooster kan je deelnemers van een groepsles een e-mail sturen. bijvoorbeeld deelnemers die meedoen met een les om 20:15u. Dus niet alle leden. Kan dit ook in het afsprakenrooster? Want die optie zie ik niet staan namelijk. 

Hoi Virtuagym Team,Ik heb een vraag over het werken met credits in combinatie met de agenda. Wij bieden lidmaatschappen aan die elke 4 weken worden betaald, waarbij klanten bijvoorbeeld 1x per week personal training krijgen. Ik wil voor deze klanten hun vaste momenten enkele maanden vooruit in de agenda plannen. Echter, ik krijg soms de melding (zie bijlage) dat de klant niet genoeg credits heeft, terwijl de credits automatisch worden toegekend bij het lidmaatschap.Daarnaast willen we onze onbemande fitnessleden ook toegang geven tot de afspraakagenda, zodat zij bijvoorbeeld met 1 credit een uur kunnen reserveren. Hoe kunnen we dit zo instellen dat beide situaties soepel werken en klanten eenvoudig hun afspraken kunnen maken of laten inplannen?Alvast bedankt voor jullie hulp!

Hi, Ik ben net gestart met virtuagym en vroeg mij af of er collega's zijn die een oplossing weten voor de volgende dingen waar ik tegenaan loop: 1 = Ik werk met kleine groepslessen van max 6 personen. Daarbij heeft iedereen een eigen vaste plek, die hij of zij kan verplaatsen of annuleren naar behoefte. Niks bijzonders dacht ik. Maar Ik mis een overzicht waarbij ik in 1 oogopslag kan zien wie in welke groep staat ingeschreven en daar ook makkelijk mensen in kan verwijderen bij opzegging of toevoegen bij nieuwe leden. Nu werk ik met het Rooster . Maar daar heb ik geen duidelijk overzicht van welke plek is bezet door een vaste inschrijving of een inhaalles. Zijn er meerdere die hier tegenaan lopen en hoe lossen jullie dit op? 2 = Ik wil mijn algemene voorwaarden toevoegen. Hoe hebben jullie dat gedaan? Ik zie nergens een optie om een pdf up te loaden. Hebben jullie dit handmatig gedaaan of zijn daar trucjes voor misschien :). 2 pagina's tekst handmatig schrijven vind ik best veel werk.  

Beste Virtuagym-team,We zitten met een uitdaging rond de facturatie binnen jullie systeem en hopen dat jullie even met ons kunnen meedenken voor een oplossing.Momenteel werken wij met verschillende lidmaatschappen, waaronder: Personal Training: 10 sessies (€775, eenmalig) of 20 sessies (€1500, eenmalig) Private Gym: 20 weken (€119/4 weken) of 40 weken (€99/4 weken) Voedingsbegeleiding: €599 (eenmalig) Conditie coaching online: 20 weken (€125/4 weken) Opstartkost: €129 Het probleem is dat we nu voor elk lidmaatschap aparte namen, bedragen en betaalmethodes hebben. Dit maakt het systeem complex en foutgevoelig.Wij zouden dit graag vereenvoudigen door te werken met een gestandaardiseerd keuzemenu, bijvoorbeeld: Looptijd → 20 of 40 weken Naam traject → Personal Training, Conditietraining, Private Gym, Voedingsbegeleiding of Ergonomic Coaching Tarief → €77,5/sessie of €75/sessie, €99 of €119 per periode Betalingsritme → Eenmalig of 4-wekelijks Betaalwijze → Overschrijving of

Zojuist de nieuwsbrief ontvangen. Hoe werkt no show controle? Kan er verder niks over vinden

Hoi,Met regelmaat wil ik de beschikbaarheid van mijn personeel aanpassen van eerder gedraaide diensten. Maar dit lukt lang niet altijd en de volgende dag weer wel.Het lijkt alsof er met regelmaat een bug in zit, hebben meer mensen hier last van. Vandaag wou ik bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een collega aanpassen omdat hij twee uur langer heeft gewerkt en een andere collega 2uur eerder naar huis was.Nu kan ik in de tijd balk alleen 19 t/m 23 uur aanklikken ipv 18 en bij de andere collega kan ik de dienst ook niet inkorten naar 16uur (hetzelfde alleen 19 t/m 23). Morgen lukt het waarschijnlijk wel weer, maar het is wel vervelend want ik ben nu bezig met de administratie.

Hallo, Ik heb deze week aan de twee klanten aan link gestuurd om factuur te betalen. Na het klikken op ‘betalen’, kregen ze dit bericht: “The invoice has already pending payments” en ze konden niet verder naar de betallink.Wat loopt hier mis?

Hallo Virtuagym team, Ik zie overal dat men de agenda van Virtuagym kan koppelen met de agenda van Google maar zie nergens hoe dit automatisch gaat.Daarmee bedoel ik als we nu een afspraak maken in de afspraak rooster met een personeelslid dat deze dan automatisch in zijn/ haar agenda staat zonder nog een bevestiging te moeten doen via een email link.

Ik heb een klant die bij aanschaf van een lidmaatschap via de webshop betaald heeft met iDeal. Nu wil de klant de volgende factuur graag via automatische incasso betalen. Is de enige handeling dan de betaalwijze aanpassen naar automatische incasso of dienen er nog meerdere handelingen uitgevoerd te worden zodat de volgende factuur automitsch wordt betaald?

Beste Virtuagym team,We hebben onlangs iets opgemerkt in de afrekening van een gepauzeerd lidmaatschap en willen dit graag even met jullie opvolgen.Onze lidmaatschappen worden standaard om de 4 weken via incasso afgeschreven. Wanneer een klant tijdelijk pauzeert, passen wij een pro rata-regeling toe als service. In dit specifieke geval betaalde de klant 99 euro per 4 weken. Er werd een pauze ingevoerd van 15 dagen, waarna Virtuagym automatisch een verrekening maakte van 21,21 euro voor de resterende periode.Volgens onze eigen berekening klopt dit bedrag echter niet. Wij kwamen uit op 45,89 euro, op basis van de volgende logica: €99 / 28 dagen = €3,53 per dag 28 dagen – 15 dagen pauze = 13 resterende dagen 13 dagen × €3,53 = €45,89 Graag vernemen we van jullie: Hoe de pro rata-berekening in Virtuagym exact gebeurt. Waarom er in dit geval een afwijking is ontstaan. Hoe we dit in de toekomst kunnen vermijden zodat klanten en wij niet geconfronteerd worden met foutieve verrekeninge

Beste, Lopen meer mensen tegen het probleem aan dat productfoto's van lidmaatschappen er vrij prima uitzien tot je het product aanklikt en het product dus vergroot, hierbij valt dan een deel van de productfoto weg (wordt slecht gecropped) en welke oplossing gebruiken jullie hiervoor? Wij hebben namelijk in de foto an sich ook bulletpoints met info erop, en dit valt dus half weg. Is hier een oplossing voor?

Een van mijn klanten ontvangt haar facturen niet en ik begrijp niet hoe het komt.De facturatie verloopt via automatische incasso dus de betalingen komen wel door.Haar e-mailadres is correct. Ik heb al geprobeerd om een van de facturen handmatig opnieuw te versturen, ook naar ons eigen e-mailadres als controle, maar het komt niet aan. Wat kan ik nog meer doen om dit op te lossen?

Beste Virtuagym team,Ik heb een vraag over de facturatie voor een klant die gelinkt is aan een bedrijf.Het gaat over een klant die gekozen heeft voor ons private gym-traject van 20 weken. Dit wordt normaal gezien gefactureerd per 4 weken aan €119, met een eenmalige instapkost van €129.De klant wil nu graag het eerste deel (de eerste 4 weken + de instapkost) onmiddellijk via factuur betalen, en het resterende bedrag pas bij de start van het volgende kwartaal.Wat is hiervoor de makkelijkste manier om dit correct in Virtuagym op te stellen, zodat alles netjes opgevolgd kan worden?Alvast bedankt voor jullie hulp!Vriendelijke groet,Joris - 7HC

Beste Virtuagym-team,We zoeken een oplossing voor de facturatie van een specifiek geval in ons private gym concept.We hebben een vader en zoon die samen trainen in onze personal training studio en gebruikmaken van het private gym abonnement. Dit houdt in dat ze onbeperkt mogen trainen op reservatie.De facturatie is als volgt opgebouwd:Eerste factuur: Lidmaatschap: 2x €99 Opstartkosten: 2x €65 Terugkerende factuur: Lidmaatschap 2x €99 (per 4 weken) De vader wil de factuur ontvangen op zijn bedrijf onder een andere naam dan "Private Gym", namelijk “Ergonomic Coaching”.Mijn vraag is:Hoe kan ik de eerste factuur correct opstellen met de eenmalige kosten en deze naar zijn bedrijf sturen? Hoe kan ik vervolgens de terugkerende factuur (2x €99 per 4 weken) automatiseren en ervoor zorgen dat deze altijd naar zijn bedrijf gemaild wordt?Alvast bedankt voor jullie hulp!

Hi,We hebben een aantal klanten die de personal training op hun bedrijf laten factureren. Ze willen de trainingen van hun partner en/of kinderen ook zakelijk laten factureren, maar dan krijgen we de melding ”het is niet mogelijk een klant financieel te linken wanneer er een bedrijf gekoppeld is".Hoe kunnen we dit oplossen?

Wij verkopen tshirts en andere kleding maar als ik een product aanmaak bij de kassa / webshop is er geen keuze om een maat in te geven. Om voor elke maat een apart product aan te maken maakt het heel onoverzichtelijk. Is hier een manier voor die wij wellicht over het hoofd zien? Of hoe doen anderen dit?Alvast bedankt

Beste ,Het afsprakenrooster is alleen te zien voor de leden als ze deze downloaden op hun mobiel. Vreemde vraag wellicht…als ze de app op hun ipad downloaden dan kunnen ze toch ook het afsprakenrooster zien? Want op de computer/ laptop is dit nog steeds niet mogelijk? 2 jaar geleden deze vraag mbt laptop gesteld en toen was het nog niet. Als ik namelijk over wil stappen naar afsprakenrooster dan zullen sommige leden dit juist niet klantvriendelijk vinden. Vandaar….

Krijgt iemand nu een melding ook via de app dat er een plekje is vrijgekomen of alleen via de e-mail? Nu begrijp ik van mijn leden dat dit alleen via de e-mail is en niet via de app. Ze hebben namelijk alle notificaties aanstaan die er al zijn. 

Hallo Virtuagym team,We hebben een vraagje: hoe kunnen we via de app op de tablet een lidmaatschap toewijzen aan een nieuw lid, én hoe kunnen we het contract afdrukken of online via de tablet laten tekenen?

Hallo Virtuagym team,Ik ben iets tegengekomen en hoop dat iemand me even kan helpen. Ik heb een voedingsproduct afgerekend via de kassa en gelinkt aan een klant. Nu zie ik dat de factuur op €0 staat, terwijl het bedrag eigenlijk achteraf via een bankoverschrijving betaald zou moeten worden.Het probleem is dat ik nu niet meer weet wat het exacte bedrag was, en ik wil dit graag corrigeren zodat het juist in het systeem staat.Weet iemand hoe ik kan achterhalen welk bedrag er bij die kassatransactie hoorde?En hoe kan ik de factuur nadien alsnog aanpassen, zodat het correcte bedrag erop komt en het openstaand blijft tot betaling via overschrijving?Alvast superbedankt voor jullie hulp!

Hallo, Binnenkort gaan wij starten met Egym en daarop kunnen mensen onbeperkt trainen. Hoe stel ik dit in bij een lidmaatschap en het rooster zodat ik mensen geen credits hiervoor hoef te geven

Ik wil graag ervoor zorgen dat mensen meerdere producten kunnen bestellen in 1 keer. Via onze shop kan dit nu enkel in losse betalingen per product, maar ik wil graag meerdere producten in een keer kunnen instellen per persoon en een soort winkelmandje creeren. Hoe doe ik dit? 

Hoi allemaal,Mijn nieuwe klanten boeken een intake via calendly, kan ik vervolgens voordat ik de klant zelf zie een intake formulier met aanvullende vragenlijst naar de klant sturen vanuit virtuagym?Zodat alle benodigde gegevens al in virtuagym staan voordat ik de klant zie?GRoetjes,Loes