Wij zijn bezig met de overstap van automatische incasso via eigen bank naar automatische incasso via Virtuagym Pay/Mollie.

Het komt regelmatig voor dat leden teveel betaald hebben en bedragen terecht storneren, bijvoorbeeld omdat er een administratieve fout is gemaakt waardoor het lid te lang heeft doorbetaald. Op dit moment noteren wij dit in de notities van de klant, waarna onze administratie deze storneringen handmatig verwerkt nadat ze gestorneerd zijn om te zorgen dat deze facturen niet opnieuw geïncasseerd worden.

Via Mollie worden alle facturen automatisch weer opnieuw geïncasseerd na een stornering. Dat kan zelfs dagelijks gedaan worden. Dit maakt de window om de factuur te crediteren erg klein.

Het zou het makkelijkst zijn om deze facturen gelijk te crediteren op het moment dat wordt vastgesteld dat de factuur onterecht is, maar ik heb gemerkt dat dit problemen oplevert wanneer de factuur op dat moment op betaald staat en later pas gestorneerd wordt. De factuur wordt dan weer op openstaand gezet en alsnog geïncasseerd.

Ik vraag me dus af, hoe gaan jullie om met de situatie waarbij een klant terecht storneert bij gebruik van Virtuagym Pay?