Welkom bij het Virtuagym Pay Onboarding-proces. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een Virtuagym Pay-account kunt aanvragen.

Virtuagym Pay-account aanvragen

Om betalingsverwerking via Virtuagym Pay te starten, hebben we bepaalde informatie over je bedrijf nodig. Zorg ervoor dat je onze instructies nauwkeurig volgt, zodat je aanvraag zo snel mogelijk kan worden beoordeeld en goedgekeurd nadat deze is ingediend.

Stap 1: Toegang tot je applicatie links

Om te beginnen, stuurt je Virtuagym onboarding consultant je een e-mail met de naam van je handelsaccount aanvraag en twee links. De eerste link brengt je naar de PCI-aanvraag en de tweede link leidt je naar de Virtuagym Pay KYC-aanvraag.

Daarnaast bevat de e-mail een link naar deze handleiding, waarin de benodigde informatie en documentatie voor de accountaanvraag staan vermeld. Lees de handleiding zorgvuldig door om eventuele fouten te voorkomen.

Hieronder vind je een voorbeeld van de e-mail die je onboarding consultant zal sturen.

Stap 2: Voltooi je PCI-aanvraag

PCI staat voor Payment Card Industry. Deze aanvraag vereist basisinformatie over je bedrijf om de veiligheid van de betalingsinformatie van je leden te waarborgen. Dit document is momenteel alleen beschikbaar in het Engels.

Hier zijn enkele aanvullende tips die handig kunnen zijn bij het invullen van deze aanvraag:

Pagina 1. Sectie 1 - Gebruikersinformatie.

De meeste velden spreken voor zich, maar er zijn enkele velden die specifieke informatie vereisen. Hier is extra uitleg voor die velden:

• Adyen Company Account Name: Dit moet overeenkomen met de handelsaccountnaam die je onboarding consultant heeft verstrekt in hun laatste e-mail.
• Titel: Voer de rol of functie van de persoon die het formulier invult in, zoals Directeur of Eigenaar.
• Website-URL('s): Als je de Virtuagym webshop gebruikt, geef dan de URL hiervan op. Als je onze webshop niet gebruikt, verstrek dan de link naar je externe website waar jouw webshop en algemene voorwaarden te vinden zijn.

Pagina 2. Sectie 2: Derde partij dienstverleners.

Vermeld Virtuagym in deze sectie.

Pagina 21. Sectie 3b: Merchant Attestation (verklaring).

Bevestig opnieuw je Titel en onderteken dit document digitaal.

Als je klaar bent, selecteer dan 'Finish' om de aanvraag af te ronden.

Zorg ervoor dat je een PDF-kopie downloadt en bij de hand houdt. Je moet dit bijvoegen bij je tweede aanvraagformulier in Stap 4.
 

Stap 3: Voltooi je KYC-aanvraag

Nu je de eerste stappen hebt voltooid, is het tijd om verder te gaan met het officiële aanvraagproces bij Virtuagym Pay. Zoek de e-mail op die je hebt ontvangen van je onboarding consultant en klik op de tweede link met de naam "KYC-aanvraag".

KYC staat voor Know Your Customer. Dit helpt ons om je bedrijfs- of persoonlijke gegevens te verzamelen voor identiteitsverificatiedoeleinden. De KYC-aanvraag vereist aanvullende informatie met betrekking tot je bedrijf, de rekening waar je de uitbetalingen op wilt ontvangen, eigenaren, beheerders en nieuwe contacten.

Hier zijn enkele aanvullende tips die handig kunnen zijn bij het invullen van deze aanvraag:

1. Inleiding

Voordat je begint, is het belangrijk om de informatie in de inleiding door te nemen. Start het aanvraagproces pas als je alle benodigde documenten hebt, zoals vermeld in deze handleiding. Als je de aanvraag halverwege verlaat, moet je de volgende keer opnieuw beginnen.

2. Bedrijf

Hier moet je meer informatie over je bedrijf verstrekken.

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfstype
• Registratienummer
• BTW/fiscaal identificatienummer
• Registratiedocument 

• Geregistreerd bedrijfsadres 
• Fysiek adres van je Studio of Sportschool: Je kunt deze stap overslaan als je alleen online werkt

Als je klaar bent met dit gedeelte, klik je op “Volgende” onderaan de pagina.

 

3. Rekening voor uitbetaling

Hier moet je informatie verstrekken over je zakelijke bankrekening die wordt gebruikt voor toekomstige uitbetalingen.

• Volledige naam van de eigenaar van de bankrekening
• Stad
• Land

• Rekeningnummer
• BIC (SWIFT-CODE)
• Selecteer valuta
• Naam bank
• Stad waarin de bank zit
• Upload bewijs van bankrekening: dit kan een bankafschrift of screenshot van internetbankieren zijn, niet ouder dan 3 maanden.

Als je klaar bent met dit gedeelte, klik je op “Volgende” onderaan de pagina.
 

4. Eigendom en controle

Hier moet je aangeven hoeveel begunstigden minimaal 25% of meer van het stemrecht, de aandelen en andere controle over je bedrijf hebben.

 

• Voornaam
• Achternaam
• Woonadres
• Functietitel
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Voeg een kopie van hun paspoort of ID toe.

Als je klaar bent met dit gedeelte, klik je op “Volgende” onderaan de pagina.
 

5. Contactpersonen

Bekijk de laatste algemene voorwaarden en onderteken digitaal om de aanvraag te voltooien.

• Vink het vakje voor Processor Terms & Conditions aan.
• Controleer of alle verstrekte informatie compleet en correct is.
• Vul je persoonlijke informatie in.
• Upload een kopie van je ID of paspoort.
• Voeg je voltooide PCI-document toe (Van Stap 1).

Zodra je de vereiste informatie hebt geüpload, controleer dan alles nogmaals en klik op “Aanvraag indienen”. Je aanvraag wordt dan automatisch beoordeeld door ons team en je kunt binnen 4 werkdagen een reactie verwachten.

Als er informatie ontbreekt in je aanvraag, zal je onboarding consultant je per e-mail op de hoogte stellen en een gedetailleerde lijst meegeven van wat er nodig is. We zullen je helpen bij het uploaden van de benodigde informatie om ervoor te zorgen dat je aanvraag compleet is en klaar is voor beoordeling.

Zodra je account is goedgekeurd: gefeliciteerd! Je ontvangt een e-mail van ons waarin wordt gevraagd je profiel te activeren en je inloggegevens in te stellen. De e-mail bevat een vooraf ingevulde gebruikersnaam en een link om een wachtwoord te kiezen. Ons onboardingsteam zal ook na de goedkeuring contact met je opnemen om een Zoomsessie in te plannen en je door het proces van Virtuagym Pay te begeleiden.

Laat het ons weten als je vragen hebt door een e-mail te sturen naar support@virtuagym.com.