Alles wat je moet weten over onze nieuwe AutoCollect feature

Welkom bij onze uitgebreide gids over hoe je de kracht van de AutoCollect Module kan benutten voor een verbeterd financieel beheer en klantrelaties.

In deze gids laten we je kennismaken met de belangrijkste functies, voordelen, instellingen en alles wat je moet weten om het meeste uit dit essentiële hulpmiddel te halen. Of je nu op zoek bent naar een manier om het terugvorderen van betalingen te stroomlijnen, schulden te verminderen of klantrelaties te versterken, onze AutoCollect Module staat klaar om je financiële doelen te ondersteunen.

Wat is Virtuagym Pay AutoCollect?

Als onderdeel van onze complete betalingsmodule, kun je nu aanpasbare e-mailherinneringen instellen om klanten op te volgen over achterstallige facturen en betalingen. Dit verhoogt de efficiëntie, verbetert het financieel beheer en versterkt de klantrelaties.

Wat zijn de voordelen?

• Hogere efficiëntie in jouw processen: De AutoCollect module automatiseert het aanmaningen proces (bijv. het versturen van e-mails op bepaalde momenten, het wijzigen van betaalmethoden, het in rekening brengen van incassokosten), wat tijd en moeite bespaart voor jou en je personeel.
• Verbeterde klantrelaties: De AutoCollect module stelt je in staat om gepersonaliseerde e-mails naar je klanten te sturen, wat kan helpen om de klantrelaties te verbeteren en onbedoelde uitstroom te verminderen.
• Verminderde schulden: De AutoCollect module kan je helpen om achterstallige facturen efficiënter te innen, wat kan helpen om de openstaande schulden te verminderen.
• Terugvorderen van potentiële extra transactie- of terug boekingskosten: Met de optie om incassokosten toe te voegen aan de opvolg-e-mails, kun je gemakkelijk de kosten terugvorderen die je hebt gemaakt bij een mislukte betaling. Op deze manier kun je niet alleen dat geld terugkrijgen, maar ook extra inkomsten genereren.

Hoe werkt het?

Onze AutoCollect oplossing richt zich erop om het proces van communicatie met klanten die achterstallige betalingen hebben te automatiseren via aanpasbare e-mail templates. Wanneer een betaling mislukt, wordt het AutoCollect proces automatisch geactiveerd voor deze factuur. Hiervoor is geen handmatige actie nodig, tenzij jij er zelf voor hebt gekozen deze factuur zelf op te volgen. Met deze module krijg je ook een extra filter in je financiële overzicht, waarmee je een duidelijk overzicht hebt van welke facturen in het AutoCollect proces zitten en in welke fase ze zich bevinden.

Met deze module kun je:

• Herinneringen sturen op vaste intervallen, waarbij de urgentie toeneemt naarmate de vervaldatum verder verstreken is.
• Achterstallige betalingen organiseren op status, gebaseerd op vooraf gedefinieerde categorieën.
• De ernst van achterstallige betalingen classificeren op basis van vooraf gedefinieerde categorieën.
• Automatisch boetes of extra incasssokosten toevoegen op elk moment in het proces (via e-mailherinneringen).

Op deze manier kun je je financieel beheer verbeteren, kostbare tijd besparen met het najagen van achterstallige betalingen en je betalingsverwerkingskosten verlagen. Let op: als aan het einde van het AutoCollect proces er nog steeds geen betaling is gedaan, kan Virtuagym je voorzien van alle nodige informatie met betrekking tot het communicatieproces die je nodig hebt voor de schulden inning.

Hoe stel ik het in?

Omdat deze functie alleen werkt met Virtuagym Pay, moet je er eerst voor zorgen dat je Virtuagym Pay hebt ingeschakeld met je gewenste betalingsmethoden, zoals automatische incasso en creditcardbetalingen online. Als je hulp nodig hebt bij dit proces, raadpleeg dan deze gids.

Volg deze stappen om Virtuagym Pay AutoCollect in te schakelen:

1. Ga naar "Systeeminstellingen" → "Automatiseren - Betalingen."
2. Klik op de sectie "Mislukte Virtuagym Pay-betalingen". Je wordt doorgestuurd naar een pagina waar je de instellingen voor deze functie kunt aanpassen.

Let op: we hebben een standaard flow ingesteld, bestaande uit twee e-mails die onmiddellijk na de betalingsfout en 18 dagen later worden verzonden, inclusief incassokosten van respectievelijk €1,75 en €14,70 (niet cumulatief).

Binnen deze flow kun je de volgende parameters aanpassen:

• Aantal verzonden herinneringsmails (maximaal 4).
• Optie om incassokosten op te nemen in elke herinneringsmail.
• Mogelijkheid om e-mail templates aan te passen door op elke e-maillink te klikken (verschillende template-opties beschikbaar wanneer incassokosten zijn inbegrepen).
• De tijdlijn voor het verzenden van herinneringsmails bewerken.
• Kiezen tussen automatische of handmatige betaalmethoden voor mislukte facturen: automatische pogingen zonder tussenkomst, terwijl handmatige methoden via de meegestuurde link betaald moeten worden.

Deze instellingen bieden flexibiliteit om de AutoCollect Module aan te passen aan je specifieke behoeften en voorkeuren, waardoor een effectieve communicatie met klanten over achterstallige betalingen mogelijk is.

3. Sla de instellingen op om de AutoCollect flow te activeren.

AutoCollect in actie

Zodra alles is ingesteld, wordt de AutoCollect module automatisch geactiveerd wanneer een betaling mislukt met Virtuagym Pay. De vooraf gedefinieerde AutoCollect flow wordt geactiveerd voor de betreffende factuur en plant de acties in op basis van de door jou gedefinieerde tijdlijn.

Je kunt zien in welke fase van het AutoCollect proces een factuur zich bevindt met behulp van de nieuw aangemaakte 'aanmaning'-filter in het financieel overzicht.

De functie om facturen te exporteren is bijgewerkt om details op te nemen over elke fase van het AutoCollect proces waar een factuur doorheen is gegaan, zoals wanneer een herinnering is verzonden, naar welk e-mailadres, de reden voor de betalingsfout en eventuele bijbehorende incassokosten.

Wanneer je een factuur bekijkt die door het AutoCollect proces is gegaan, zijn alle details beschikbaar in de geschiedenis tabel in de factuur, inclusief de herinneringsmails en de facturen voor de incassostratiekosten. Wanneer een factuur die in een AutoCollect proces zat is betaald, wordt deze automatisch uit het aanmaning-filter verwijderd.

AutoCollect​​​​​​​ FAQ

1. Wat gebeurt er als ik de AutoCollect flow volledig uitschakel?
   Als de AutoCollect flow wordt uitgeschakeld, worden de momenteel lopende AutoCollect processen volledig gedeactiveerd. Dit betekent dat de acties die gepland waren (e-mails verzenden, incassokosten, enz.) voor facturen met mislukte betalingen worden geannuleerd. Zodra de automatisering is uitgeschakeld, zijn deze processen niet meer terug te halen, en als de automatisering weer wordt ingeschakeld, zullen alleen nieuw mislukte betalingen nieuwe AutoCollect processen starten.
2. Wat gebeurt er met de momenteel lopende AutoCollect processen als ik de AutoCollect​​​​​​​ flow aanpas?
   Als de momenteel gedefinieerde AutoCollect flow wordt aangepast en opgeslagen, zullen alleen de nieuw getriggerde AutoCollect processen (facturen met mislukte betalingen) de nu gedefinieerde stappen volgen. De eerder lopende processen zullen de acties volgen die eerder waren opgesteld toen hun betalingen mislukten. Momenteel is er geen manier om onderscheid te maken tussen een factuur die het oude proces volgt en een andere die het nieuwe proces volgt.
3. Kan ik de AutoCollect Module gebruiken met andere betaalproviders die we momenteel gebruiken?
   Nee, de AutoCollect Module maakt deel uit van ons bredere Virtuagym Pay & Mollie project en is daarom alleen beschikbaar voor Virtuagym Pay betalingen.
4. Welke betalingsmethoden zijn beschikbaar voor het AutoCollect​​​​​​​ proces?
   Creditcard/debitcard automatisch, creditcard/debitcard handmatig, automatische incasso (SEPA) en iDEAL (NL).
5. Is er een andere manier om een AutoCollect proces af te ronden dan via de betalingslink die in de herinneringsmail is verzonden?
   Ja, een AutoCollect proces wordt afgesloten zodra een factuur op welke manier dan ook als betaald is gemarkeerd. Dit kan via de betalingslink in de herinneringsmail, door handmatig de factuur als betaald te markeren, door de factuur te crediteren of door een betalingslink te verzenden met een andere betalingsmethode/provider die deel uitmaakt van Virtuagym Pay (of niet, hoewel dat niet de bedoelde gebruikswijze is). Het is goed om op te merken dat, behalve via de herinnering mail route, het aanmaken van facturen voor incassokosten en betalinglinks op een geautomatiseerde manier plaatsvindt, terwijl alle andere opties handmatige handelingen vereisen van personeelsleden.