Pro forma facturen

In dit artikel wordt uitgelegd wat een pro forma factuur is, hoe je een pro forma factuur omzet naar een eind factuur, en wat het verschil is tussen de factuurdatum en boekdatum.

Elke factuur die in Virtuagym wordt aangemaakt, wordt automatisch aangemaakt als een pro forma factuur. Een pro forma factuur heeft geen factuurnummer bij de aanmaak en kun je nog bewerken en verwijderen. Omdat deze facturen nog geen factuurnummer hebben, zal dit geen invloed hebben op de factuurnummering.

Bij een pro forma factuur staat de factuurdatum altijd op de dag van vandaag. De factuurdatum wordt pas definitief op het moment dat je de factuur zelf definitief maakt. Dit zorgt ervoor dat er geen pro forma facturen achterblijven en het overzicht van de facturen altijd up-to-date blijft.

Zo ziet het er in het financiële overzicht uit:

Belangrijk! Gebruik bij belastingaangiftes altijd het bedrag op de eindafrekening. Deze zijn betaald, terwijl pro forma facturen nog niet zijn betaald.

Een pro forma factuur omzetten in een eindfactuur

Om een pro forma factuur te verwerken, zal deze eerst definitief gemaakt moeten worden. Dit gebeurt automatisch wanneer een van de vijf gebeurtenissen zich voordoet:

De factuur wordt gedownload in een SEPA-bestand of verzonden naar een betaalprovider voor de automatische incasso
De factuur wordt geëxporteerd naar een Excel-, CSV- of PDF-bestand
De factuur wordt geprint
De factuur wordt gemaild (met of zonder betaallink)
De factuur wordt automatisch geïnd

Wanneer de factuur definitief wordt gemaakt krijg deze een factuurnummer en kan de factuur niet meer worden bewerkt of verwijderd. Vanaf nu kan de factuur alleen worden gecrediteerd.

Verschil tussen factuurdatum en boekdatum

De factuurdatum linksboven op de factuur is de datum waarop de factuur definitief is geworden.
De boekdatum is voor elk product afzonderlijk op de factuur te vinden.

Voor lidmaatschaps-facturen is dit de startdatum van de lidmaatschaps-periode
Voor kassa-facturen is dit de datum waarop het product is verkocht
Voor handmatige aangemaakte facturen is dit de datum waarop de factuur is aangemaakt

Let op! De boekdatum zal nooit door het systeem veranderd worden, terwijl de factuurdatum wordt bepaald zodra de pro forma factuur definitief is geworden.

Geen reactie