Dit artikel bespreekt veel voorkomende problemen met facturen.
Problemen oplossen met facturen
Mijn facturen zijn niet naar mijn betaalprovider gestuurd
Het kan voorkomen dat je facturen niet naar je online betaalprovider zijn gestuurd. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn, daarom is het aan te raden om je instellingen te controleren en de facturen die verstuurd hadden moeten worden.
Eerst controleren we de instellingen:
- Ga naar “Systeeminstellingen.”
- Ga naar “Betaalmethoden.”
- Controleer of de accountgegevens of de API-sleutel van de door jou gekozen betaalprovider correct zijn. Log daarvoor in op het account van je online betaalprovider.
Als alles in orde lijkt te zijn, gaan we door met het controleren van een aantal facturen die niet naar de betaalprovider zijn verstuurd.
- Ga naar “Financieel.”
- Filter op Openstaand > Automatische incasso (voor Mollie en GoCardless) of Credit card (voor Paysafe).
- Open een van de getoonde facturen.
- Controleer de betaalstatus.
Als het na het controleren van deze twee dingen nog steeds niet duidelijk is wat er aan de hand is, neem dan gerust contact met ons op door een e-mail te sturen naar support@virtuagym.com.
Bij een lid wordt hetzelfde bedrag twee keer in rekening gebracht
Het kan gebeuren dat een lid je vertelt dat hetzelfde bedrag twee keer in rekening is gebracht en graag wil weten waarom. De meest waarschijnlijke reden hiervoor is dat de klant ook voor een bedrag van een oudere factuur in rekening is gebracht, die hij nog niet betaald had. Een andere reden kan zijn dat de bankgegevens van het lid ook bij een ander lid zijn toegevoegd (bijvoorbeeld een echtpaar met een gezamenlijke bankrekening). Controleer daarom nog een keer de bankgegevens van het lid.
Als je wilt controleren of het lid ook voor een bedrag van een oudere factuur in rekening is gebracht, volg dan deze stappen:
- Ga naar “Klanten.”
- Zoek naar de klant.
- Ga naar het financiële tabblad.
- Open de meest recente en 2e meest recente factuur.
- Controleer de betalingen en de geschiedenis om te zien wat er aan de hand is.
In de onderstaande screenshot zie je dat deze factuur betrekking heeft op de maand oktober. In de geschiedenis zie je dat een medewerker op 23 september een betaling heeft toegevoegd, dit betekent dat de factuur naar de betaalprovider is gestuurd. In de betalingen zie je dat de factuur op 28 september is betaald en op 2 oktober is gestorneerd door het lid. Als gevolg daarvan heeft de medewerker de factuur op 22 oktober opnieuw verstuurd.
In onderstaande screenshot heeft de medewerker de factuur van november op 22 oktober naar de betaalprovider gestuurd. Beide screenshots zijn van hetzelfde lid, dus dit lid wordt inderdaad twee keer gefactureerd, maar voor twee verschillende facturen.