Dit artikel is speciaal opgesteld voor Urban Sports-partners. Omdat het opzetten van het lesrooster waarschijnlijk jullie hoogste prioriteit heeft, beginnen we daarmee. Verder vind je in dit artikel ook belangrijke informatie over hoe je andere essentiële functies binnen je Virtuagym-portaal kunt instellen.

Wat wordt behandeld in dit artikel

• Hoe je groepslessen instelt in het rooster
• Hoe je Urban Sports-integraties instelt voor gastboekingen in het nieuwe rooster

Hieronder vind je aanvullende artikelen die je kunnen helpen bij het inrichten van je Virtuagym-portaal:

Essentiële instellingen

• Hoe je leden toevoegt in je portaal
• Hoe je personeel toevoegt in je Virtuagym-portaal
• Hoe je je portaal vormgeeft
• Hoe je een aangepast startscherm ontwerpt
• Hoe je emailsjablonen instelt

Hoe je groepslessen instelt in het rooster

Ga via het zijmenu naar Afspraken Rooster en klik op het tandwielicoon rechtsboven. Voordat klanten zichzelf kunnen inplannen, moet het rooster eerst volledig worden ingericht. Dit bestaat uit vier stappen:

• Categorieën aanmaken
• Activiteiten toevoegen
• Personeelsinstellingen instellen
• Middelen beheren door beschikbaarheid van medewerkers toe te voege

Roostercategorieën

De eerste stap is het aanmaken van categorieën en het koppelen van activiteiten aan de juiste categorie. Door activiteiten te categoriseren, kunnen klanten eenvoudiger vinden wat ze zoeken – vooral als je veel verschillende soorten activiteiten aanbiedt. Voor groepslessen zou een categorie als “Groepslessen” passend zijn.
Activiteiten moeten altijd aan een categorie gekoppeld zijn. De categorie bepaalt het type activiteit. Voor groepslessen moet dit type altijd “groepsles” zijn.

Eenmaal opgeslagen, kun je aan deze categorie activiteiten toevoegen door de categorie te bewerken of via het activiteiten tabblad.

Activiteiten

Bij het toevoegen van een nieuwe activiteit moet je een aantal velden invullen:

• Roostercategorie: Zoals gezegd is dit een verplicht veld. De keuze van categorie bepaalt welke velden zichtbaar worden.
   
• Naam: Vul de naam in in de primaire taal van de club. Indien de secundaire talen niet worden ingevuld, wordt de primaire taal overal getoond.
   
• Beschrijving: Dit is niet verplicht, maar handig voor klanten om te weten wat de activiteit inhoudt (bijvoorbeeld: neem een handdoek mee).
   
• Afbeelding: Je kunt kiezen tussen een eigen afbeelding of een standaardafbeelding.
   
• Zichtbaarheid: Bepaal of de activiteit zichtbaar en boekbaar is voor klanten, of alleen voor personeel. Activiteiten zijn altijd te integreren via een widget, ongeacht de zichtbaarheid.

• Kosten activiteit: Als dit aanstaat, moet je de hoeveelheid en het type credit aangeven dat vereist is om die activiteit te boeken. Je kunt ook een tweede type credit toevoegen als alternatief. Dit betekent dat 2 type credits gebruikt kunnen worden voor deze activiteit. Als de klant niet het eerste type credit heeft, zal het systeem checken of het tweede type credit kan worden afgeschreven.
   
• Maximale capaciteit: Hier vul je het aantal deelnemers in per activiteit.
   
• Duur: De duur van de activiteit.
   
• Kleur: De kleur waarin de activiteit in het rooster wordt weergegeven.
   

Boekingsinstellingen

Boekbaar vanaf
De mogelijkheid om een activiteit vanaf een bepaalde tijd van tevoren te boeken. Een club wil bijvoorbeeld dat klanten maximaal 2 weken van tevoren een sessie boeken. Ze hebben de optie om deze boekingsregel in te stellen op x dagen/weken/maanden van tevoren. Er is ook een optie om dit voor altijd in te stellen, zodat hun klanten op elk moment in de toekomst een sessie kunnen boeken.

Gratis annuleren tot
Als een club met credits in het rooster werkt, betekent dit dat klanten 'betalen' voor een les en een club wil misschien niet dat klanten sessies boeken en op het laatste moment annuleren zonder ervoor te 'betalen'. Ze kunnen deze boekingsregel instellen op x minuten/uren/dagen en tot de activiteit begint. Er is ook een optie om dit in te stellen op de begintijd van de activiteit, wat betekent dat klanten altijd een sessie kunnen annuleren en hun credit terugkrijgen. Dus als je gratis annuleren instelt tot 2 uur voor de activiteit, betekent dit dat de klant na deze tijd zijn credit niet terugkrijgt als hij annuleert. Als de activiteit geen kosten heeft, kan de klant de activiteit helemaal niet annuleren.

Boekbaar tot
De mogelijkheid om te voorkomen dat klanten te dicht bij de begintijd van de activiteit boeken. Als een klant bijvoorbeeld op het laatste moment een sessie wil boeken, heeft de club tijd nodig om zich voor te bereiden. De boekingsregel kan worden ingesteld op x minuten/uren/dagen voor een activiteit. Als de club deze regel instelt op “30 minuten”, betekent dit dat hun klanten een sessie kunnen boeken tot 30 minuten voordat de activiteit begint. Er is ook een optie om deze regel in te stellen voor de tijd van de activiteit, wat betekent dat de klant op elk gewenst moment kan boeken tot het moment dat de activiteit begint. Let op: de tijd in de “boekbaar vanaf” regel (Nummer 1) kan niet voor de boekbaar tot regel (Nummer 3) staan, omdat dit zou betekenen dat er geen boekingsperiode is voor de klant.

Personeel

Medewerkers toevoegen aan het afsprakenschema is heel eenvoudig. Je hoeft alleen maar naar het tabblad Personeel te gaan. Daar klikt u op + Voeg personeel toe in de rechterbovenhoek. Er opent nu een pop-up met een zoekbalk, zie de afbeelding hieronder. Alle geactiveerde personeelsleden kunnen worden toegevoegd als personeelslid in het Afspraken Rooster. Dit is niet afhankelijk van de bevoegdheden van het personeelslid. 

Nadat het personeelslid is toegevoegd aan de lijst met instructeurs, moet je inschakelen voor welke activiteiten ze beschikbaar zijn.

Wanneer je de medewerker toevoegt, kom je op een pagina waar je de activiteiten kunt in- of uitschakelen.
 

Meldingen

De meldingenpagina is vrij eenvoudig. Hier kiest de club welk soort meldingen hun klanten en medewerkers zullen ontvangen van het afsprakenschema.

Roldefinities:

• Cliënt: de cliënt voor wie de activiteit is geboekt
• Medewerker: de instructeur van de geboekte activiteit
• Planner: de medewerker die is geselecteerd als planner. Dit kan maar één personeelslid zijn.

De rest van de instellingen is nog steeds vrij eenvoudig. Het is aan of uit, altijd of nooit een e-mail ontvangen.

2) De agenda vullen met beschikbaarheid en activiteiten

Hier stel je in welke meldingen klanten en medewerkers ontvangen over activiteiten.

Roldefinities:

• Klant: Degene voor wie geboekt wordt
   
• Instructeur: Degene die de activiteit geeft
   
• Planner: Personeelslid dat de boeking beheert
   

Alle meldingen kunnen aan/uit worden gezet voor elke rol.

Beschikbaarheid en activiteiten toevoegen aan het rooster

Nadat alle instellingen voor het Afspraken Rooster zijn ingesteld, is het tijd om te beginnen met het toevoegen van de beschikbaarheid van de medewerkers.

Dit gebeurt in het Afspraken Rooster op het tabblad Beschikbaarheid.

Hier kun je op een tijdslot klikken of klikken en slepen om een beschikbaarheid slot aan te maken.

De beschikbaarheid van het personeel plannen

Na het selecteren van de beschikbaarheidsperiode verschijnt er een pop-up aan de zijkant van het scherm.

Hier kan de club een medewerker selecteren. Ze kunnen de tijd en datum aanpassen als dat nodig is en ervoor zorgen dat het een terugkerende beschikbaarheid wordt. De club kan een einddatum kiezen op basis van het aantal keren dat de beschikbaarheid terugkomt.

Let op! Op dit moment is het alleen mogelijk om de beschikbaarheid op dezelfde dag van de week te plannen. Wekelijks op woensdag of wekelijks op vrijdag bijvoorbeeld. De beschikbaarheid moet worden toegevoegd voor elke afzonderlijke dag van de week. Onderaan is het ook mogelijk om een notitie toe te voegen die zichtbaar is voor medewerkers op het tabblad Middelen beheren.

Nu de beschikbaarheid is toegevoegd, kunnen er boekingen worden gemaakt.

Groepslessen toevoegen aan het rooster

Nu is het tijd om de groepsles aan te maken in het agendaoverzicht. Om dit te doen selecteert u het tijdsvak in de agenda waarin u de activiteit wilt laten plaatsvinden. U kunt op een tijdsvak klikken of klikken en slepen om de duur van de activiteit te bepalen.

Nu heb je je groepslessen ingesteld in de Agenda

Urban Sports-integratie voor gastboekingen in het Afspraken Rooster

De optie “boekbaar voor derden” is alleen beschikbaar voor activiteiten van het categorie type 'Groepsles'. Zorg ervoor dat het activiteit dat je configureert tot deze categorie behoort om de integratie correct te laten werken.

Let op: Activiteiten van het categorie type “Afspraak” en “Enkel voor personeelsactiviteiten” worden NIET ondersteund voor boekingen door gasten van derden.

Beste Practices

• Open Gym als een groepsles configureren:
  Als een club Open Gym-sessies aanbiedt in plaats van gestructureerde groepslessen, moeten deze nog steeds worden aangemaakt onder het categorie type “Groepsles”. Dit is nodig om de optie boekbaar voor derden voor deze sessies mogelijk te maken.
• Handmatig toegangsbeheer:
  Momenteel moet de toegang voor gasten van derden manueel beheerd worden door het personeel. In de toekomst zullen we echter geautomatiseerde toegangsoplossingen onderzoeken om de invoer van gasten voor alle externe boekingspartners te stroomlijnen

Stappen voor het instellen van de integratie

De optie boekbaar voor derden inschakelen

• Ga naar het Afspraken Rooster via het zijmenu
   
• Kies een bestaande of maak een nieuwe activiteit aan
   
• Zorg dat het categorie type “Groepsles” is
   
• Zet de schakelaar aan bij Derdenboekingen

Onze supportafdeling kan hierbij helpen indien nodig.

Aantal plekken voor gastboekingen instellen

• Geef het aantal plekken op dat je wilt toestaan voor boekingen door derden. Deze plekken worden gedeeld door alle partners van derden en kunnen niet afzonderlijk worden toegewezen aan specifieke platforms. 
• Sla je wijzigingen op.

Tip: Bij het opslaan kun je ervoor kiezen om deze instelling alleen toe te passen op het huidige evenement of op de hele serie.

Deel je Club ID
Voor de koppeling moet je je Club ID delen met de relevante partner.

Club ID vinden:
Klik op je profielicoon rechtsboven. Je Club ID verschijnt naast je naam, bijvoorbeeld: #12345

Contact opnemen met Urban Sports:
Stuur de volgende gegevens naar je integratiepartner:

• Club ID: #12345 (vervang door je eigen ID)
   
• Contactgegevens: De contactgegevens van je organisatie, zoals e-mail of telefoon.
   
• Aanvullende informatie: Eventuele specifieke wensen m.b.t. de koppeling
   

Partnergegevens:

• Urban Sports Club
   
• E-mail: virtuagym@urbansportsclub.com
   
• Onderwerp: Club Integration Request
   

Boekingen van partners bekijken

Wanneer een lid via een derde partij een les boekt, verschijnt deze onder het Geschiedenis tabblad van de activiteit. De naam van de partner wordt tussen haakjes achter de naam van het lid weergegeven, waardoor je makkelijk kan zien welke boekingen van derde partijen komen.

Extra informatie

• Activiteitsbeschrijvingen: In het Afsrpaak Roosterkun je de evenementbeschrijving direct in Virtuagym op activiteitniveau bijwerken. Deze wijzigingen zullen zichtbaar zijn voor gewone leden en worden weergegeven op platforms van derden. Dit verschilt van het oude schema, waar evenementbeschrijvingen direct op het platform van de partner bewerkt moesten worden.
   
• Boekingsregels: Regels zoals vooraf boekbaar en boekbaar tot worden binnen Virtuagym gedefinieerd en zijn van toepassing op alle boekingen, inclusief die van gasten van derden.
   
• Annuleringstermijn: De gratis annuleringsperiode voor boekingen wordt beheerd door de integratiepartner (bijv. Urban Sports Club of Workit)..