Het ledenbestand vormt de kern van je club en het Virtuagym systeem. Met en gebruikersprofiel kunnen de leden ook inloggen en zelf een hoop zelf regelen in het portaal. Dit zijn een aantal vaak voorkomende vragen:
Wat is het verschil tussen een klantprofiel en een gebruikersprofiel?
- Klantprofiel
Dit zijn de gegevens van een klant die jullie als club in je ledenbestand hebben staan. Wanneer je een lid in jullie portaal opzoeken is het klantprofiel wat er dan naar bovenkomt. - Gebruikersprofiel
Dit is het account waarmee de klant inlogd in de app. Indien jullie klant een inlogaccount heeft aangemaakt vind je dat terug bij diens klantprofiel onder het kopje ‘gebruikersprofiel’. Dit gebruikersprofiel kan mogelijk gebonden zijn aan meerdere clubs, waardoor de klant met hetzelfde account kan wisselen tussen meerdere clubportalen. Handig hè!? 😉
Hoe verwijder ik een klant?
Om een klant uit je overzicht te halen kun je diegene simpelweg uitschrijven door bij diens klantprofiel aan de linkerkant op de knop voor uitschrijven te klikken. Eventueel kan er ook alvast een datum voor in de toekomst opgegeven worden.
Hiermee maak je een lid inactief, word het gebruikersprofiel losgekoppeld, maar kunnen facturen en andere gegevens wél nog teruggevonden worden. Mocht diegene toch weer lid worden is een klik op de ‘herinschrijven’-knop voldoende.
Hoe wissel ik het lidmaatschap van een klant?
Hoewel een wisseling van lidmaatschap wordt in het Virtuagym systeem verwerkt als een beëindiging van één lidmaatschap en de start van een nieuwe.
Het is dus zaak om het huidige lidmaatschap op een afgesproken datum te beëindigen en het nieuwe lidmaatschap op diezelfde datum in te laten gaan.
Is de klant al voor de aankomende periode gefactureerd? Zorg dan dat in het nieuwe lidmaatschap de gefactureerd tot datum word aangepast naar dezelfde als bij het oude lidmaatschap.
Is er sprake van een prijsverschil? Maak dan handmatig en losse (credit)factuur aan en incasseer het overige bedrag of betaal dit terug aan de klant.
Waarom krijgt mijn klant een foutmelding bij het aanmaken van een account?
Daar kunnen meerdere mogelijke oorzaken voor zijn. Echter is het vaak het geval dat iemand de melding krijgt dat er al een account met dat mailadres zou bestaan. Mogelijk is dit een account dat diegene heeft bij een andere club, of een account dat in het verleden werd gebruikt. De klant kan in dat geval op de blauwe knop klikken om het wachtwoord van het bestaande account in te vullen en zo de twee aan elkaar te koppelen.
In het geval de klant het wachtwoord van het bestaande account niet meer weet kan die opgevraagd worden via deze link: https://virtuagym.com/resetpassword
Mijn klant kan niet inloggen in de app
Klanten kunnen bij het inloggen in de app tegen problemen aanlopen met verschillende oorzaken. Kijk eens of een van deze het wellicht al voor jouw klant verklaard:
- Er is geen gekoppeld gebruikers profiel.
Controleer of er in het leden bestand bij die klant niet alleen bij het veld “e-mailadres”, maar vooral bij het veld “gebruikersprofiel” een e-mailadres vermeld staat. Zie je daar nog een knop met “herstuur uitnodiging”, dan is er op dit moment nog geen login account gekoppeld aan dat lid. Controleer of bij het veld “e-mailadres” het juiste is ingevuld en stuur de klant een nieuwe uitnodiging. - Een foutief e-mailadres.
Controleer of het e-mailadres dat in het ledenbestand bij de klant bij het veld "gebruikersprofiel” vermeld staat hetzelfde is als waarmee de klant probeert in te loggen. Vraag de klant opnieuw in te loggen met het e-mailadres zoals die bij jullie vermeld staat.
Zit er een spelfout in? Probeer die dan via het potloodje aan te passen. Krijg je daarbij de melding dat het mailadres al in gebruik is? Neem dan contact op met support zodat het foute mailadres losgekoppeld kan worden, waarna de klant het bestaande account kan koppelen. - “De ingevulde gegevens zijn onjuist”
Mogelijk is de klant het juiste wachtwoord vergeten. Ook wanneer de klant zeker lijkt te weten dat het wachtwoord klopt, kan het goed zijn om deze even te resetten, aangezien het systeem vereist dat een gebruiker eens in de zoveel tijd een nieuw wachtwoord aanmaakt. Dat kan middels de volgende link: https://virtuagym.com/resetpassword of doe het via jouw eigen portaal, waarbij je achter jouw url /resetpassword kan plaatsen.
Hoe exporteer ik de leden? En incl. lidmaatschappen etc.?
Vanuit het klanten overzicht kun je een heel aantal handige exports aanmaken. Er is in het systeem maar zoveel ruimte om die informatie in één overzicht weer te geven, maar eenmaal in Excel kun je filteren op wat je maar wil.
Door in het ledenoverzicht bovenin de verschillende filters te selecteren kun je aangeven welke klanten je precies in het overzicht wil zien. Nadat je vervolgens één of meer van de klanten geselecteerd hebt verschijnt er onderaan de pagina de optie om een export te maken. Het e-mailadres waarnaar de export verzonden zal worden, verschijnt aan de rechterkant.
Afhankelijk van de filters die je hebt geselecteerd krijg je andere informatie uit de export. Zo zie je bijvoorbeeld precies wie welk lidmaatschap heeft, inclusief de bijbehorende start- en einddata, wanneer je een filter voor lidmaatschap aan hebt staan.