In dit artikel wordt uitgelegd hoe je het lidmaatschap/contract van een lid kunt pauzeren. Dit kan handig zijn wanneer een lid bijvoorbeeld een blessure heeft of op vakantie gaat.
Lidmaatschap pauzeren
Hoe pauzeer je een contract?
- Klik op “Klanten.”
- Selecteer een lid uit het overzicht.
- Ga naar “Producten” in het klantprofiel.
- Selecteer onder “Lidmaatschappen” het lidmaatschap dat gepauzeerd moet worden.
- Klik op de 3 puntjes naast de Contract overeenkomsten.
- Kies “Pauzeer contract.”
- Vul de informatie in die nodig is (de kosten zijn optioneel), en sla de pauze op.
Mocht je al je leden tegelijkertijd willen pauzeren, neem dan contact met ons op via support@virtuagym.com.
Belangrijk om te weten
-
Als er op de startdatum van de pauzering al een factuur is aangemaakt, zal die factuur geincasseerd worden. Verwijder de pro forma factuur als deze niet geincasseerd moet worden. Het systeem herkent wel dat deze maand al gefactureerd is, en zal de gefactureerd datum opschuiven met het aantal dagen van de pauzering.
Voorbeeld: Pauzering van één maand start op 1 september, maar eind augustus is de factuur van september al aangemaakt. Deze factuur zal geincasseerd worden. De gefactureerd tot datum staat dan op 30 september. Het systeem zal op de startdag van de pauzering de gefactureerd tot datum opschuiven met het aantal dagen van de pauzering. De gefactureerd tot datum zal dus veranderd worden van 30 september naar 31 oktober. -
Vanaf de startdatum van de pauzering zullen er geen nieuwe facturen meer worden aangemaakt totdat de pauzering is afgelopen. Wanneer een lid bijvoorbeeld van 01-12 t/m 10-12 pauzeert, worden pas vanaf 01-12 geen facturen meer aangemaakt, niet eerder. Het kan dus zo zijn dat jij ruim van tevoren de pauze hebt ingepland (bijvoorbeeld op 15-11), maar dat er op bijvoorbeeld 23-11 alsnog een factuur aangemaakt wordt. Geen zorgen! Het systeem zal herkennen dat dit lid voor een deel van de pauzering betaald. Dit wordt automatisch verrekend door de “Gefactureerd tot” datum op te schuiven met het aantal dagen waarvoor het lid al heeft betaald. De facturatie na de pauzering zal dus worden opgeschoven. Wil je toch liever die factuur verwijderen? Let er dan op dat je wel de “Gefactureerd tot” datum weer terug zet!
-
Als je kosten hebt ingevuld bij de pauzering, wordt hier meteen een factuur voor aangemaakt. Zo kun je het lid hiervoor in rekening brengen middels een aparte factuur.
-
Credits blijven uitgegeven worden aan je leden. Voorlopig is het alleen mogelijk om de betalingen van je leden te pauzeren en niet de credit uitgifte.
-
De pauze einddatum is altijd “tot en met" en niet "tot.”
-
Wat gebeurt er met de "Gefactureerd tot" en "Contract einddatum" van het contract?
- Bij een pro-rato lidmaatschap (lidmaatschap waarbij de facturen altijd van de 1e t/m de laatste van de maand lopen): de "Gefactureerd tot" wordt opgeschoven met het aantal dagen van de pauze. De "Contract einddatum" wordt automatisch met een maand opgeschoven ongeacht hoe lang de pauze duurt (zolang de pauze minder dan een maand is).
-
Bij een niet pro-rato lidmaatschap (ieder lid heeft een ander facturatieperiode): zowel de "Gefactureerd tot" als "Contract einddatum" wordt opgeschoven met het aantal dagen van de pauze.