Skip to main content

Manage

Vragen en antwoorden over het beheren van jouw klanten, rooster, lidmaatschappen, financiën en meer!

  • 193 Topics
  • 340 Reacties
193 Topics
Annika
Annikaoud medewerker
gepubliceerd in Manage
Wat heb jij in 2022 met je business bereikt waar je trots op bent, en waar ga jij je in 2023 op focussen?

Een jaarwisseling is voor velen een mooi moment om te reflecteren op het afgelopen jaar en daarnaast om vooruit te kijken naar wat de komende 12 maanden in petto hebben.Het stellen van deze vragen aan jezelf en je collega's of het uitschrijven ervan, kan helpen om het tastbaarder te maken.Voor iedereen kunnen de reflecties en vooruitzichten er anders uitzien, maar één ding hebben ze gemeen: met het delen ervan kun je anderen inspireren!Dus vertel, hoe zou jij bovenstaande vraag beantwoorden?

330
Annika
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Vraag over foutieve pro rata-berekening bij pauzering lidmaatschap

Beste Virtuagym team,We hebben onlangs iets opgemerkt in de afrekening van een gepauzeerd lidmaatschap en willen dit graag even met jullie opvolgen.Onze lidmaatschappen worden standaard om de 4 weken via incasso afgeschreven. Wanneer een klant tijdelijk pauzeert, passen wij een pro rata-regeling toe als service. In dit specifieke geval betaalde de klant 99 euro per 4 weken. Er werd een pauze ingevoerd van 15 dagen, waarna Virtuagym automatisch een verrekening maakte van 21,21 euro voor de resterende periode.Volgens onze eigen berekening klopt dit bedrag echter niet. Wij kwamen uit op 45,89 euro, op basis van de volgende logica: €99 / 28 dagen = €3,53 per dag 28 dagen – 15 dagen pauze = 13 resterende dagen 13 dagen × €3,53 = €45,89 Graag vernemen we van jullie: Hoe de pro rata-berekening in Virtuagym exact gebeurt. Waarom er in dit geval een afwijking is ontstaan. Hoe we dit in de toekomst kunnen vermijden zodat klanten en wij niet geconfronteerd worden met foutieve verrekeninge

131
K
Employee
A
AtillaExplorer
gevraagd in Manage
Foto van de lidmaatschappen vervormd

Beste, Lopen meer mensen tegen het probleem aan dat productfoto's van lidmaatschappen er vrij prima uitzien tot je het product aanklikt en het product dus vergroot, hierbij valt dan een deel van de productfoto weg (wordt slecht gecropped) en welke oplossing gebruiken jullie hiervoor? Wij hebben namelijk in de foto an sich ook bulletpoints met info erop, en dit valt dus half weg. Is hier een oplossing voor?

91
J
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Klant ontvangt factuur niet

Een van mijn klanten ontvangt haar facturen niet en ik begrijp niet hoe het komt.De facturatie verloopt via automatische incasso dus de betalingen komen wel door.Haar e-mailadres is correct. Ik heb al geprobeerd om een van de facturen handmatig opnieuw te versturen, ook naar ons eigen e-mailadres als controle, maar het komt niet aan. Wat kan ik nog meer doen om dit op te lossen?

222
S
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Gesplitste factuur

Beste Virtuagym team,Ik heb een vraag over de facturatie voor een klant die gelinkt is aan een bedrijf.Het gaat over een klant die gekozen heeft voor ons private gym-traject van 20 weken. Dit wordt normaal gezien gefactureerd per 4 weken aan €119, met een eenmalige instapkost van €129.De klant wil nu graag het eerste deel (de eerste 4 weken + de instapkost) onmiddellijk via factuur betalen, en het resterende bedrag pas bij de start van het volgende kwartaal.Wat is hiervoor de makkelijkste manier om dit correct in Virtuagym op te stellen, zodat alles netjes opgevolgd kan worden?Alvast bedankt voor jullie hulp!Vriendelijke groet,Joris - 7HC

131
T
Community Manager
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
2 lidmaatschappen op 1 factuur

Beste Virtuagym-team,We zoeken een oplossing voor de facturatie van een specifiek geval in ons private gym concept.We hebben een vader en zoon die samen trainen in onze personal training studio en gebruikmaken van het private gym abonnement. Dit houdt in dat ze onbeperkt mogen trainen op reservatie.De facturatie is als volgt opgebouwd:Eerste factuur: Lidmaatschap: 2x €99 Opstartkosten: 2x €65 Terugkerende factuur: Lidmaatschap 2x €99 (per 4 weken) De vader wil de factuur ontvangen op zijn bedrijf onder een andere naam dan "Private Gym", namelijk “Ergonomic Coaching”.Mijn vraag is:Hoe kan ik de eerste factuur correct opstellen met de eenmalige kosten en deze naar zijn bedrijf sturen? Hoe kan ik vervolgens de terugkerende factuur (2x €99 per 4 weken) automatiseren en ervoor zorgen dat deze altijd naar zijn bedrijf gemaild wordt?Alvast bedankt voor jullie hulp!

403
S
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Facturatie op bedrijf voor meerdere personen

Hi,We hebben een aantal klanten die de personal training op hun bedrijf laten factureren. Ze willen de trainingen van hun partner en/of kinderen ook zakelijk laten factureren, maar dan krijgen we de melding ”het is niet mogelijk een klant financieel te linken wanneer er een bedrijf gekoppeld is".Hoe kunnen we dit oplossen?

151
T
Community Manager
V
VincentShaolinNew Participant
gevraagd in Manage
Kleding verkopen met verschillende maten

Wij verkopen tshirts en andere kleding maar als ik een product aanmaak bij de kassa / webshop is er geen keuze om een maat in te geven. Om voor elke maat een apart product aan te maken maakt het heel onoverzichtelijk. Is hier een manier voor die wij wellicht over het hoofd zien? Of hoe doen anderen dit?Alvast bedankt

242
J
F
FoxHero
gevraagd in Manage
afsprakenroostee op ipad

Beste ,Het afsprakenrooster is alleen te zien voor de leden als ze deze downloaden op hun mobiel. Vreemde vraag wellicht…als ze de app op hun ipad downloaden dan kunnen ze toch ook het afsprakenrooster zien? Want op de computer/ laptop is dit nog steeds niet mogelijk? 2 jaar geleden deze vraag mbt laptop gesteld en toen was het nog niet. Als ik namelijk over wil stappen naar afsprakenrooster dan zullen sommige leden dit juist niet klantvriendelijk vinden. Vandaar….

131
T
Community Manager
F
FoxHero
gevraagd in Manage
Plekje vrij en wachtlijst via de app

Krijgt iemand nu een melding ook via de app dat er een plekje is vrijgekomen of alleen via de e-mail? Nu begrijp ik van mijn leden dat dit alleen via de e-mail is en niet via de app. Ze hebben namelijk alle notificaties aanstaan die er al zijn. 

121
L
Employee
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Lidmaatschap toewijzen via de app?

Hallo Virtuagym team,We hebben een vraagje: hoe kunnen we via de app op de tablet een lidmaatschap toewijzen aan een nieuw lid, én hoe kunnen we het contract afdrukken of online via de tablet laten tekenen?

131
L
Employee
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Kassa

Hallo Virtuagym team,Ik ben iets tegengekomen en hoop dat iemand me even kan helpen. Ik heb een voedingsproduct afgerekend via de kassa en gelinkt aan een klant. Nu zie ik dat de factuur op €0 staat, terwijl het bedrag eigenlijk achteraf via een bankoverschrijving betaald zou moeten worden.Het probleem is dat ik nu niet meer weet wat het exacte bedrag was, en ik wil dit graag corrigeren zodat het juist in het systeem staat.Weet iemand hoe ik kan achterhalen welk bedrag er bij die kassatransactie hoorde?En hoe kan ik de factuur nadien alsnog aanpassen, zodat het correcte bedrag erop komt en het openstaand blijft tot betaling via overschrijving?Alvast superbedankt voor jullie hulp!

285
J
Employee
A
AngeliqueZNew Participant
gevraagd in Manage
Onbeperkt abonnement sporten

Hallo, Binnenkort gaan wij starten met Egym en daarop kunnen mensen onbeperkt trainen. Hoe stel ik dit in bij een lidmaatschap en het rooster zodat ik mensen geen credits hiervoor hoef te geven

181
I
Employee
S
SanneLOODS_26New Participant
geplaatst in Manage
Winkelmandje bij de webshop

Ik wil graag ervoor zorgen dat mensen meerdere producten kunnen bestellen in 1 keer. Via onze shop kan dit nu enkel in losse betalingen per product, maar ik wil graag meerdere producten in een keer kunnen instellen per persoon en een soort winkelmandje creeren. Hoe doe ik dit? 

251
T
Community Manager
L
loesvandersluijsNew Participant
gevraagd in Manage
Intake formulier naar nieuwe klant mailen met aanvullende vragenlijst mailen naar een nieuwe klant

Hoi allemaal,Mijn nieuwe klanten boeken een intake via calendly, kan ik vervolgens voordat ik de klant zelf zie een intake formulier met aanvullende vragenlijst naar de klant sturen vanuit virtuagym?Zodat alle benodigde gegevens al in virtuagym staan voordat ik de klant zie?GRoetjes,Loes

401
T
Community Manager
A
AtillaExplorer
gevraagd in Manage
ideal werkt niet

 Beste,Wij hebben al een tijdje een subscription op Virtuagym en hebben de onboarding stappen doorlopenen.We hebben een aantal testproducten aan de shop toegevoegd, zowel bij een bestaande test account als bij een "nieuwe klant” die op de webshop terecht komt lopen we bij het aanschaffen van een testproduct tegen het volgende probleem aan. Testproduct 1; ideal betaling nieuwe klantNadat het product in de winkelmand zit en we het product willen kopen, moeten we dus een account aanmaken. Hierna logt hij automatisch in in de VG en moeten we rekeninghouder en rekening invullen.Hierna kiezen we voor betalen en ontvangen we onderstaande melding:"Er gaat iets mis met het verwerken van uw betaling. Neem contact op met ons support team"Er wordt dus niet een betaalscherm geopend maar wel een account geactiveerd??Testproduct 2: automatische incasso nieuwe klantIDEMTestproduct 1: ideal bestaande klantToevoegen vanuit webshop resulteert in dezelfde problemen, idem bij automatische incasso.Iemand di

423
A
D
DreamFitExplorer
gevraagd in Manage
ZZP personal training - Facturatie

Is er iemand die een gemakkelijk frame work heeft bedacht om facturen van ZZP personal trainers na te kijken?Ik krijg nu een factuur van een personal trainer en per regel staat de klant naam + het aantal sessies. Ik moet dit vervolgens per klant nakijken in ‘Afspraken rooster boekingen’. Dit moet efficiënter kunnen voor mijn gevoel, maar ik heb het nog niet kunnen vinden. Iemand die mij kan helpen? PS. Business analytics geven wel een totaal van het aantal sessies per maand, maar niet per klant. Of kijk ik verkeerd.

90
D
C
Cindy van OpzeelandNew Participant
gevraagd in Manage
504 Gateway time out tijdens "alle items" selectie Sepa badge

Goedenavond, We werken via een Sepa Badge om de automatisch incasso's te versturen naar de leden via de bank. Nu vraag ik me het volgende af: Ik krijg elke maand tijdens het maken van de Sepa badge dus na de onderstaande stappen:maand …. Openstaand Automatisch incasso Alle itemsDan gaat het systeem “denken” en dan krijg ik na 15 seconden dit scherm in beeld:504 Gateway Time-out Ervaren meer sportschoolhouders dit? Het wordt zo langzamerhand een issue omdat ik dus elke maand ontzettend lang bezig ben met het aanmaken van een Sepa badges. Ik hoor graag van jullie, bedankt! Groet Cindy

201
I
Employee
E
Edwin89Explorer
gevraagd in Manage
staff time track

Hoi,Eerder gaven jullie dat ik hardware kan gebruiken voor tijdsregistratie voor personeel…. Kan ik daar dezelfde RFID reader voor gebruiken als waar leden hun in check op doen? Leden hoeven namelijk geen check out te doen. en voor het personeel moet dit wel, hoe stel ik dit dan goed in?

161
S
Community Manager
S
SevenHealthClub
gevraagd in Manage
Probleem met facturatie bij volledig lidmaatschap betalen

Hallo Virtuagym team,We werken met een lidmaatschap dat per 4 weken wordt gefactureerd. Een klant wilde het volledige bedrag in één keer betalen, dus heb ik de functie "Betaal geheel lidmaatschap" gebruikt. In plaats van €990 werd er toen automatisch €891 op de factuur gezet.Nu wil ik de factuur aanpassen, maar telkens wordt er een bedrag van -€99 weergegeven. Daarnaast kan ik de eenmalige bijdrage van €65 niet meer toevoegen.Hoe kan ik dit corrigeren?Alvast bedankt voor jullie hulp!

391
I
Employee
E
Edwin89Explorer
gevraagd in Manage
Vooruit betalen

Dag allemaal, Hoe kan ik een toekomstige maand openzetten en de betaling hiervan op voldaan zetten?Bijvoorbeeld maand maart en april pro forma factuur aanmaken en laten betalen. Alvast bedankt :-)

451
L
Employee
S
stephan_wattimenaExplorer
gevraagd in Manage
facturatie koppeling

Sinds december vorig jaar (2024) worden nieuwe klanten niet automatisch mee genomen in de automatische incasso's via Mollie. Deze staan daar ook niet als klant ingeschreven. Wat gaat er mis in de koppeling?

101
T
Community Manager
E
Edwin89Explorer
gevraagd in Manage
Bevriezen van een abonnement nadat het lidmaatschap al geincasseerd is

Goedemiddag, hoe verwerkt het systeem een bevriezing nadat het maandbedrag al geincasseerd is? Verrekend het systeem het niet te betalen bedrag achteraf? Bijvoorbeeld: februari is al geincasseerd, nu een medische stop tot half maart ongeveer. Wordt dit verrekend met maart/april? Ik hoop dat iemand mij hiermee kan helpen. Dank je wel alvast.

461
T
Community Manager
Virtuagym
Community Manager
VirtuagymCommunity Manager
gepubliceerd in Manage
Hoe verander ik de grootte van de Virtuagym Check-In QR-Code in de app?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de grootte van de Virtuagym Check-In QR-Code kunt veranderen in de app. De Virtuagym Check-In QR-Code grootte aanpassen De QR Code Grootte Aanpassen Stappen om de QR-Code Grootte aan te passen  De Virtuagym Check-In QR-Code grootte aanpassen  Indien het standaard formaat van de QR code in de Virtuagym app te groot is, kun je deze aanpassen voor een betere check-in ervaring. Met een kleinere QR-code kunnen leden deze gemakkelijker scannen, zelfs van dichterbij. De QR Code Grootte Aanpassen Als clubmanager kun je de QR-code grootte aanpassen door de deeplink in je systeeminstellingen te updaten. Standaard QR Code GrootteDeepLink: virtuagym://app.virtuagym.com/fitness/club/qrcheckinDeze link genereert de standaard QR code grootte, die 80% van de schermbreedte is. Aangepaste QR Code GrootteOm een kleinere QR code te maken kun je de grootte aanpassen door ?size=<waarde 20-80> toe te voegen aan deze deeplink. De waarde staat voor het percentage v

200
Virtuagym
Community Manager
D
DelaylaExplorer
gevraagd in Manage
Verwerken betaling gaat mis

Hoi! Ik heb er nu al een paar keer last van gehad dat er een melding komt bij mijn klanten met: er gaat iets mis met de verwerking van de betaling.Na het openen van de deelbare betaallink die ik creër of per mail stuur. Weten jullie wat ik kan doen om betalingen te laten werken?  

231
J
Employee
Algemene voorwaardenCookie instellingen
.main-menu-list.main-menu-list--quiclinks { display: none; }