Manage

Hi allen,Heeft er iemand een oplossing voor het feit dat wij nu veel papierwerk hebben bij het in- en uitschrijven van sporters, plus het veranderen van lidmaatschappen? Nu laten we bij iedere inschrijving, uitschrijving en aanpassing van het contract een A4 formulier ondertekenen  maar wij hebben nogal flexibele lidmaatschappen. Je begrijpt het al, enorm veel papierwerk.  Wij werken met: inschrijf-, uitschrijf, en pauzeringsformulieren (1x pw sporten - onbeperkt sporten). Hierdoor hebben wij veel papierwerk. Nou weet ik dat je inschrijfovereenkomsten digitaal kan ondertekenen maar is dit ook mogelijk voor het uitschrijven/pauzeren? Ik hoor graag jullie bevindingen.

Hoe kan ik een roosteractiviteit onzichtbaar maken voor leden, maar wel in het rooster laten staan zichtbaar voor medewerkers?

Helaas zal binnenkort de creditgeschiedenis voor alle leden te zien zijn. Ik ben hier behoorlijk op tegen dat dit gaat gebeuren. Waarom zul je denken? Het komt namelijk voor dat als iemand een 10 rittenkaart koopt met een geldigheid van 3 maanden en altijd standaard op de maandag komt voor een groepsles, dat wegens de Pinksteren en Pasen, de credits met twee weken wordt verlengd. Dit doe ik handmatig en ziet de klant niet. Straks dus wel! Of bij een opschorting dat ik alle credits eruit haal waar de persoon geen recht op hebt en als ze eerder terugkomen van een opschorting, ik de resterende credits toevoeg. dit kan enorm verwarrend worden voor klanten die hierin gaan kijken. Ik hoop dan ook echt dat het straks mogelijk is om deze optie uit te laten. geeft alleen maar gezeur. nu kunnen ze ook zien hoeveel credits ze hebben en kunnen ze zien welke boekingen ze hebben geannuleerd….ik begrijp totaal niet de meerwaarde hiervan en de tijd die jullie hierin hebben gestoken om dit te realisere

Lidmaatschap is per direct beëindigd, maar klant blijft toch in rooster staan. Hoe kan ik meest eenvoudig klant uit alle volgende geroosterde activiteiten halen?

G gert-jan westerhout      Als een lid het lidmaatschap wil beëindigen, dan kunnen we alleen kiezen uit 'per direct' of einde contractdatum. Ik zie geen optie om zelf een datum te kiezen, bijvoorbeeld een maand eerder dan afloop contract, maar dit willen we wel kunnen doen. Is er een alternatieve route om zelf de einddatum te bepalen, behalve afwachten tot het die datum is en dan per direct invoeren? Dat is namelijk onhandig vanwege de factuurstroom die dan al tot stand is gekomen. Als een lid het lidmaatschap wil wijzigen, bijvoorbeeld van 1x per week naar 2x per week trainen, is er dan een optie om het lidmaatschap om te zetten, of is de enige optie beëindigen per direct of einde contract en dan het nieuwe lidmaatschap toevoegen m.i.v. de nieuwe datum? Ook dan lopen we dus aan tegen de situatie van vraag 1.

Wij komen er zojuist achter dat het voor leden mogelijk is om een account te delen en gezamenlijk gebruik te maken van de QR-code om in te checken. Is er iets wat we kunnen doen om dit te voorkomen, behalve volledig overgaan op andere vormen van inchecken?Wij denken aan het maken van foto's van alle leden, maar dan zou het lid zijn foto zelf kunnen aanpassen.

Soms zou ik facturen gedeeltelijk willen crediteren. Dit is nu niet mogelijk bij mijn weten of heeft iemand een idee hoe dit wel zou kunnen? 

Kan ik ook add-ons op lidmaatschappen stopzetten of verwijderen?(in ieder geval NIET ACTIEF)

Goedemiddag, Ik had een vraag.ik zou graag mijn leden vast in willen plannen op hun vaste tijden van sporten.hoe kan ik dat doen?zodat ze verzekerd zijn vaan hun vaste sport uur. groetjes Nicole

Hoe vaak per dag word de agenda van virtuagym gesynchroniseers/gepushed naar Google Calendar? Ikzelf hab begin van de middag een afspraak verplaatst, alleen staat deze 8 uren later nog niet bijgewerkt in de Google Calendar. Alvast bedankt voor jullie reactie.Verzoek: Elke 2 uur synchroniseren?

Hoe kan ik een aantal personen tegelijk uitschrijven?

Hoe kan ik een aangemaakte roosteractiviteit verwijderen? Ik kan allen de optie vinden om de activiteit aan te passen, maar niet om te verwijderen. Er staan bij ons nog diverse ‘C’ gerelateerde activiteiten in die niet meer van toepassing zijn. 

Beste heer/mevrouw,  Het beschermen van persoonsgegevens is bijzonder belangrijk. Steeds meer programma's werken met een tweefactor authenticatie om privé gegevens beter te kunnen beschermen. Zijn daarin al ontwikkelingen bij Virtuagym? 

Sinds afgelopen zondag werkt het registeren van aanwezigheid niet meer. Ik durf vrij zeker te zeggen dat dit komt doordat de zomertijd is ingegaan en het systeem hier niet op de juiste manier mee omgaat.Ik had de optie “Markeer klant als present als ze {tijd} minuten voor het begin van de activiteit inchecken” al op 120 minuten staan, want korter werkte al niet.Is er iets wat ik kan doen aan mijn kant? Of kunnen jullie dit oplossen? Ik heb er al over nagedacht om de tijdzone in het portaal instelling aan te passen, maar dit heeft waarschijnlijk veel andere bijwerkingen.Het is een cruciaal onderdeel van Virtuagym voor ons, omdat zonder controle het aantal no-shows extreem hoog wordt. Even kort mijn idee van wat er aan de hand is:In de winter is Nederland UTC+1, en in de zomer UTC+2. De check-in client gebruikt de UTC tijd terwijl het Virtuagym portaal de lokale tijd (UTC+2) gebruikt.Het verschil tussen check-in en start van de les is daarom meer dan 120 minuten. Omdat 120 minuten de max

Goedemorgen, een sporter van ons kon altijd afmelden in de app, maar sinds gisteren niet meer.Aanmelden kan wel.Hoe kan dit?

Hoi! Graag zouden wij de mogelijkheid zien om een klant met een betalingsachterstand via het systeem een betalingsherinnering email MET een Idealverzoek voor de openstaande factuur te kunnen versturen. 

Goedemorgen,Hoe werkt het bevriezen van een abonnement precies?Blijft de client deze periode wel doorbetalen en wordt dat verrekend met het abonnementsgeld wanneer hij/zij weer terug is?? Of betaalt de client deze periode niet?Is het ook mogelijk dat het systeem daardoor zelf kan bepalen wat de uiteindelijke opzegdatum wordt?

Goedendag, Ik heb een vraag m.b.t. uitschrijvingen.Als vandaag (24-3) een klant zijn abonnement wilt beëindigen en degene heeft een opzegtermijn van 1 maand, dan wil ik zijn abonnement per 24-4 laten stoppen.Als ik dan het contract beëindig per 24-4 en de factuur van de maand april staat er al, dan verwijder ik die factuur en probeer ik een nieuwe aan te maken. Als ik de nieuwe factuur aanmaak dan komt er niet automatisch een bedrag te staan wat degene resterend moet betalen?Wat doe ik hierbij fout?

De betaalpagina is niet mobile friendly als mensen op hun mobiel willen betalen.Beetje onvoorstelbaar dat dat nog niet is geprogrammeerd.  Hieronder een screenshot.  

Goedemorgen,Hoe kan een client de factuur downloaden vanuit zijn app??

Een klant heeft (waarschijnlijk per ongeluk) zijn abonnementsgeld gestorneerd. We hebben de bijbehorende facturen vervolgens opnieuw met deze klant gedeeld. Ik neem aan dat de klant het bedrag dan alleen handmatig kan overmaken en dat Mollie en Virtuagym deze betaling dan niet verwerken. Klopt deze aanname?Hoe kunnen we deze betaling dan terugzien en verwerken in het systeem? Ik zie wel de optie betaling verwerken, maar met als enige optie d.m.v. een automatische incasso.

Een adviesvraag: een PT-klant is geblesseerd en kan voorlopig niet trainen. Wat is het beste: overeenkomst beëindigen per datum uitval en creditfactuur versturen? Wordt de creditfactuur in dit geval automatisch aangemaakt, met terugwerkende kracht en naar rato? overeenkomst beëindigen vanaf de volgende betalingsperiode/maand en de credits die de klant tegoed heeft na herstel inzetten? uiteraard met akkoord van de klant.

Dag, ik ben eigenaar van Donna Vitale, (bestaat sinds 2010) een sportschool voor vrouwen en recentelijk overgestapt naar virtuagym met 500 klanten.Dagelijkse bilaterale communicatie met mijn klanten is erg belangrijk/cruciaal. Wat ik mis is duidelijke informatie c.q. stappenplan in de helpdesk over hoe je (als reeds bestaande organisatie met 500+ klanten) dagelijkse bilaterale communicatielijnen opzet. Ik heb zelf e.e.a. op een rijtje gezet, maar het is wel een zoekplaatje voor mij, laat staan voor de klanten. Ik mis ook een chatfunctie met klanten. Nu ben ik zelf aan het uitvinden hoe je als dienstdoende coach het gemakkelijkst berichtjes kunt sturen en belangrijker nog, hoe de klanten deze dienstdoende coach het gemakkelijks kunnen bereiken. Ik kreeg wel nuttige tips van mijn onboarding begeleider, maar het zou o zo handig zijn als je hier een stappenplan van terug kunt vinden in de helpdesk.Natuurlijk kun je een email sturen v.v. maar dan gaan oude berichten verloren in de emailbox